Unternehmensbilder für Copilot in PowerPoint

Fabio Bonolo
vor 1 Tag
5 Min. Lesezeit

💡 Wie ihr Copilot beibringt, eure Markenbilder zu finden

In diesem Beitrag zeige ich euch, wie ihr Bilder aus eurem Corporate Design zentral in einer «Image Document Library» ablegt und diese so einrichtet, dass Microsoft Copilot in PowerPoint darauf zugreifen kann. Ich nehme euch mit durch die Funktionen, den technischen Ablauf der Verbindung und teile meine Learnings aus der Praxis mit euch. 🚀

Copilot in PowerPoint kann nicht nur Inhalte generieren, sondern auch visuelle Elemente vorschlagen und einfügen – vorausgesetzt, er hat Zugriff auf geeignete Quellen. Wenn eure Markenbilder, Icons, Logos oder andere visuelle Assets zentral in einer durchsuchbaren Image Document Library liegen, kann Copilot diese direkt in Präsentationen einbauen. 🔗

Das bedeutet für euch: 👇🏻

Einheitliches Corporate Design in Präsentationen
Schnellere Erstellung von Folien mit passenden Bildern
Weniger manuelle Suche nach Markenbildern
Höhere Qualität und Konsistenz im visuellen Auftritt

🧺 Was ist eigentlich eine «Image Document Library»?

Jedes Unternehmen hat sein eigenes Corporate Design - dazu gehören Schriftarten, Farben, Logos, Icons, Bildwelt und auch Word- und PowerPoint-Vorlagen dazu. Damit ihr nicht jedes Mal lange suchen oder Kolleg:innen fragen müsst, wo diese Dateien liegen, gibt es in SharePoint eine clevere Lösung: die Organisationsbibliothek, in Englisch Organization Asset Library (kurz «Org Asset Library»). ℹ️

📦 Org Asset Library – die zentrale Ablage für eure Marke

Eine Org Asset Library ist eine Dokumentbibliothek in SharePoint, die speziell mit PowerShell konfiguriert wird, sodass sie als zentrale Markenbibliothek dient. Dabei gibt es zwei Typen von Org Asset Libraries: Eine Bibliothek für Office-Vorlagen, welche dann direkt in PowerPoint, Word oder Excel als Vorlagen erscheinen, und eine Bibliothek für Bilddateien. 📂

🖼️ Image Document Library – speziell für Bilder

Die Image Document Library ist, wie der Name schon sagt, speziell für Bilder gedacht – also z. B.:

Logos in verschiedenen Varianten
Produktbilder
Icons und Illustrationen im Corporate Design
Teamfotos oder Eventbilder

Das bedeutet: Wenn ihr eine PowerPoint-Präsentation erstellt und ein Bild oder Logo einfügen wollt, könnt ihr direkt mit Copilot in PowerPoint auf diese zentrale Bibliothek zugreifen und Markenbilder hinzufügen lassen – ohne SharePoint zu öffnen oder Dateien lokal speichern zu müssen. ✅

🧠 Wie Copilot in PowerPoint auf eure Bilder zugreift

Ihr könnt Copilot in PowerPoint mittels Prompt auffordern, ein Markenbild aus eurer Image Document Library hinzuzufügen. WICHTIG: In eurem Prompt müsst ihr das Wort Brand verwenden (unabhängig der Sprache der PowerPoint-Datei). Dies führt dazu, dass sich Copilot mit eurer Image Document Library verbindet und euch diverse Bilder aus dieser Bibliothek zum Einfügen vorschlägt.

Wie Copilot in PowerPoint auf Bilder in eurer Image Document Library zugreift

👀 Kleiner Ausblick: Demnächst wird es möglich sein, direkt über den Narrative Builder die Image Document Library anzuknüpfen:

Diese Funktion steht euch allerdings nicht einfach so zur Verfügung, nur wenn ihr eine solche Image Document Library konfiguriert habt. Ihr müsst Copilot auch noch mit dieser Bibliothek verbinden. In den folgenden Abschnitten wirds's ein wenig technischer, denn ich erkläre euch, wie ihr in PowerShell sowohl eine Image Document Library erstellt und wie ihr diese mit Copilot verbindet. 👨🏻‍💻

🛠️ Schritt-für-Schritt: So macht ihr eure Bilder Copilot-ready

1. SharePoint-Site vorbereiten

Verwendet eine bestehende Site oder erstellt eine neue Site. Dabei spielt es keine Rolle, ob es eine Kommunikations- oder Teamwebsite ist - ich habe in meinem Fall eine Kommunikationsseite erstellt.

2. Neue Dokumentbibliothek für Bilder anlegen

Navigiert in SharePoint zu dieser Site
Klickt auf „Neu“ → „Dokumentbibliothek“
Gebt der Bibliothek einen ausdruckskräftigen Namen wie z.B. «ImageAssets»

3. Bilder hochladen

Ladet eure Markenbilder, Icons, Logos etc. in die Bibliothek hoch. Achtet auf eine sinnvolle Ordnerstruktur und Dateibenennung – das hilft später bei der Suche.

4. Berechtigungen setzen

Damit Copilot (und alle internen Nutzer) auf die Bilder zugreifen kann:

Öffnet die Bibliothekseinstellungen
Navigiert zu „Berechtigungen für Dokumentbibliothek“
Beendet die Berechtigungsvererbung
Fügt die Gruppe „Jeder, ausser externen Benutzern“ mit Leseberechtigung hinzu

5. Bibliothek als Image Document Library registrieren

Öffnet das SharePoint Online Management Shell auf eurem Desktop (oder ladet es herunter, falls ihr es noch nicht habt) und gebt folgenden Command ein:

Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryURL https://deinedomain.sharepoint.com/sites/Sitename/Bibliothekname -ThumbnailURL https://deinedomain.sharepoint.com/sites/Sitename/Bibliothekname/Bild.jpg -OrgAssetType ImageDocumentLibrary -CdnType Private

6. Verbindet Copilot mit eurer Image Document Library

Ebenfalls im SharePoint Online Management Shell verbindet ihr nun die als Image Document Library konfigurierte Bibliothek mit Copilot, sodass dieser in PowerPoint direkt darauf zugreifen kann. Hierfür könnt ihr folgenden cmd nutzen:

Set-SPOOrgAssetsLibrary  -LibraryURL https://deinedomain.sharepoint.com/sites/Sitename/Bibliothekname -ThumbnailURL https://deinedomain.sharepoint.com/sites/Sitename/Bibliothekname/Bild.jpg -OrgAssetType ImageDocumentLibrary -CdnType Private -CopilotSearchable $true

🧠 Learnings aus der Praxis

Ich bin ja wirklich kein technischer Typ, doch manchmal macht es mir Spass, meinen Horizont zu erweitern. ☺️ Beim Einrichten der Image Document Library für Copilot bin ich auf ein paar typische, aber durchaus lehrreiche Stolpersteine gestossen, die Personen mit mehr technischer Erfahrung wahrscheinlich nicht unterlaufen wären. 🙈 Diese Learnings möchte ich mit euch teilen:

1. Fehlende Berechtigungen in der Bibliothek

Der erste Fehler, den ich gemacht habe, war ein Klassiker: Die Gruppe „Jeder, ausser externen Benutzern“ hatte keine Berechtigungen auf die Bibliothek. Das führte dazu, dass der PowerShell-Befehl Add-SPOOrgAssetsLibrary mit einer Fehlermeldung abbrach. Wichtig ist: Diese Gruppe muss mindestens Leserechte auf die Dokumentbibliothek haben, damit sie als Org Asset Library registriert werden kann – und damit Copilot später darauf zugreifen darf. 🛡️

2. Alle Org Asset Libraries müssen auf derselben SharePoint-Site liegen

Wenn ihr gleich beide Org Asset Libraries einrichten wollt – also eine für Office-Vorlagen und eine für Bilder – dann müssen beide Bibliotheken auf derselben SharePoint-Site liegen. Ich hatte versucht, die Image Document Library auf einer anderen Site zu registrieren als meine bestehende Office Template Library, da ich der Meinung war, dass sich die beiden in der gleichen Site wohl "beissen" würden. 🤦🏻‍♂️ Dies ist aber nicht der Fall, worauf auf meinen PowerShell-Command sinnvollerweise eine Fehlermeldung erschien. Die Lösung: Ich habe beide Bibliotheken auf der gleichen Site angelegt – und dann hat es funktioniert. ✅

3. Dateien müssen in der richtigen Bibliothek liegen

Ein weiterer Punkt, der leicht übersehen wird: Achtet darauf, dass ihr eure Bilder oder Vorlagen wirklich in der richtigen Dokumentbibliothek ablegt – also in der, die ihr auch als Org Asset Library registriert habt. Dies ist sowohl wichtig, um die Image Document Library zu konfigurieren - es braucht ein Thumbnail für die Konfiguration in PowerShell - als auch für die Verbindung zu Copilot, denn abgelegt am falschen Ort, findet Copilot in PowerPoint die Bilder nicht. 🤷🏻‍♂️

🚀 Fazit

Wenn ihr Copilot in PowerPoint wirklich sinnvoll nutzen wollt, ist eine durchsuchbare Image Document Library ein echter Gamechanger. Ihr stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden Zugriff auf aktuelle, CI-konforme Bilder haben – und Copilot kann diese Inhalte intelligent in Präsentationen einbauen. 🤖

Ich hoffe, dieser Beitrag hilft euch beim Einrichten eurer eigenen Lösung. Wenn ihr Fragen habt oder eure Erfahrungen teilen wollt – schreibt mir gerne!