Copilot Notebooks
- Fabio Bonolo
- 9. Juni
- 4 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 10. Juni
Mehr Oberfläche als Substanz?
In diesem Blogartikel schauen wir auf Copilot Notebooks, welche als Bestandteil der Microsoft 365 Copilot App im Rahmen der Copilot Wave 2 Spring Release angekündigt und ausgerollt wurden. 👀
Mit Copilot Notebooks habt ihr die Möglichkeit, Inhalte aus eurer Microsoft 365-Umgebung – wie Word-Dokumente, OneNote-Seiten, PDFs oder Loop-Komponenten – in einem zentralen, strukturierten Arbeitsbereich zu bündeln. Ziel ist es, Aufgaben kontextbezogen zu bearbeiten, Fragen an Copilot zu stellen und daraus neue Inhalte wie Copilot Pages zu erstellen. 🗨️
Die Notebooks funktionieren ähnlich wie ein Chat und speichern alle Interaktionen dauerhaft. Ebenso haben sie gewisse Ähnlichkeiten mit einem Copilot Agent, denn ihr könnt dem Notebook Anweisungen geben, Datenquellen hinzufügen und den Verlauf jederzeit nachvollziehen. Technisch basiert das Ganze auf Loop, jedoch sind die Notebooks nicht mit einem Loop-Arbeitsbereich zu verwechseln! ☝🏻
Voraussetzung für das Erstellen und Nutzen von Copilot Notebooks ist eine aktive Microsoft 365 Copilot-Lizenz. 💰
Funktionen ✨
Copilot Notebooks sind eine Art Arbeitsbereich, um Inhalte aus der Microsoft 365-Umgebung effizient zu bündeln und zu organisieren. Ihr könnt eure Notebooks direkt von einer Startseite in der Microsoft 365 Copilot App aus verwalten und beispielsweise favorisieren, umbenennen oder bei Bedarf löschen. Es ist allerdings wichtig zu beachten, dass Notebooks weder miteinander interagieren noch als Datenquellen füreinander genutzt werden können. Jede Sammlung bleibt also ein eigenständiger Arbeitsbereich. 🫱🏼🫲🏼
Ihr habt die Möglichkeit, verschiedene Datenquellen aus der Microsoft 365-Umgebung hinzuzufügen, sogenannte «Verweise». Dazu zählen Loop-Komponenten, Office-Dokumente, OneNote-Seiten oder PDFs. Bilder sind aktuell nicht verwendbar, und es können maximal 20 Verweise gleichzeitig hinzugefügt werden. Spannend ist auch die Option, lokale Dateien hochzuladen oder Verweise auf bestimmte Links zu setzen – wobei Weblinks derzeit nicht unterstützt werden. Zur besseren Übersicht erstellt das Notebook für jede Verweisart automatisch eigene Tabs, beispielsweise einen für Word-Dokumente oder einen weiteren für Excel-Dateien. 📂
Eine der spannendsten Funktionen von Copilot Notebooks ist die Möglichkeit, Anweisungen analog eines Copilot Agents zu geben. Ihr könnt festlegen, wie sich Copilot verhalten soll, indem ihr eine Mischung aus System Prompt und Verhaltensbeschreibungen integriert. Dies eröffnet eine neue Dimension der Interaktion, ähnlich wie im Copilot-Chat, wo ihr Fragen stellen und direkt Antworten erhalten könnt. 🤖
Ist das Copilot Notebook erst mal erstellt, geht es darum, dass ihr damit chatten könnt. Alle Chats im Notebook werden für euch sichtbar gespeichert, sodass ihr sie bei Bedarf umbenennen oder auch löschen könnt. Darüber hinaus könnt ihr auch direkt ohne einen Chat eine Copilot Page erstellen, und von dort aus einen Chat mit dem Notebook starten! Diese Copilot Pages werden auch automatisch als Verweise (also als Datenquelle) im Notebook hinterlegt. Interessant: Wenn eine Copilot Page aus dem Chat erstellt wurde, bleibt diese erhalten, selbst wenn der ursprüngliche Chat entfernt wird. Das sorgt für eine gewisse Kontinuität und Nachvollziehbarkeit eurer Arbeit. 📃
Eine spannende Zusatzfunktion ist die Möglichkeit, Audiozusammenfassungen zu generieren – allerdings ist diese Funktion derzeit nur verfügbar, wenn die Dateien und Umgebungen in englischer Sprache sind. 🎧
Governance: Ein Blick unter die Haube 🏍️
Copilot Notebooks basieren technisch auf Microsoft Loop und verwenden das Dateiformat .loop. Diese Dateien werden in einem user-owned SharePoint Embedded Container gespeichert, was bedeutet, dass Administratoren keinen Zugriff auf eure Notebooks haben. Admins können mittels einer Cloud Policy das Erstellen und Nutzen von Copilot Notebooks deaktivieren. Allerdings ist diese Cloud Policy in jener der Copilot Pages integriert – d.h. ihr könnt nur beides aktivieren oder deaktivieren, aber nicht Copilot Notebooks ODER Copilot Pages. 👨🏻💻
Wenn ihr lokale Dateien als Verweise in ein Notebook hochladet, werden diese automatisch im OneDrive eures Kontos abgelegt, genauer gesagt im Ordner «Loop» und im Unterordner «Notebook Uploads». Hierbei ist Vorsicht geboten: Falls ihr eine Datei aus OneDrive löscht, wird der entsprechende Verweis im Notebook nicht mehr funktionieren. Eine Doppelablage solltet ihr ebenfalls vermeiden, um die Übersicht zu bewahren. 📁
Chats in eurem Notebook können gelöscht werden, ebenso wie hinzugefügte Datenquellen. Interessant ist die Integration der Copilot Pages: Diese könnt ihr nicht nur direkt über euer Notebook erstellen, sondern als ganz normale Copilot Page in der Loop-App aufrufen, nutzen und für Andere freigeben. Wichtig: Copilot Notebooks sind nicht als Loop-Arbeitsbereich zu verstehen! 🙅🏻 Interessant ist aber, dass diese in der Loop-Suche unter «Zuletzt verwendete Arbeitsbereiche» erscheinen. Wenn man es dann dort öffnet, werden sämtliche Verweise – also die Copilot Page und alle Dateien – als «Loop-Seiten» angezeigt. Mit einem Klick auf den entsprechenden Verweis öffnet sich entweder das entsprechende Dokument im Browser oder die Copilot Page direkt in der Loop-App. ✅
Es gibt jedoch eine Einschränkung: Das Teilen oder Freigeben eines Copilot Notebooks ist nicht möglich. Dies macht das Notebook zu einem rein persönlichen Arbeitsbereich. Selbst wenn ihr versucht, das Notebook über die Loop-App mit einer anderen Person zu teilen, wird nur das Dateiformat des SharePoint Embedded Containers freigegeben, und dieses lässt sich nicht öffnen. Die Copilot Pages hingegen lassen sich wie gewohnt teilen. 💡
Meine Einschätzung
Nach intensiver Auseinandersetzung mit Copilot Notebooks bleibt für mich eine zentrale Frage offen: Wo genau liegt der Mehrwert gegenüber einem Copilot Agent? Beide Ansätze ermöglichen es, mit KI über Prompts zu interagieren, Inhalte zu analysieren und neue Ergebnisse zu generieren. Während Notebooks einen strukturierten, persistenten Raum bieten, in dem ich Quellen bündeln und den Verlauf nachvollziehen kann, bietet ein Agent bereits heute ähnliche Funktionen – oft mit mehr Flexibilität und Automatisierung. 🚀
Zugegeben: Die zentrale Integration in die Microsoft 365 Copilot App und die visuelle Aufbereitung in Form von Tabs für verschiedene Dateitypen haben ihren Reiz. Auch die Idee, einen dedizierten Arbeitsbereich für komplexere Aufgaben zu schaffen, finde ich grundsätzlich sinnvoll. Aber in der Praxis stosse ich schnell auf Einschränkungen: Maximal 20 Verweise, keine Möglichkeit zur Freigabe oder Zusammenarbeit, keine Interaktion zwischen Notebooks – das wirkt auf mich noch nicht ausgereift. 📈
Hinzu kommt, dass die technische Basis auf Loop und SharePoint Embedded Containers beruht, was Governance und Auffindbarkeit erschwert. Die Tatsache, dass Notebooks nicht als echte Arbeitsbereiche in Loop behandelt werden, sondern eher als isolierte Container, verstärkt diesen Eindruck. 🔄️
Ich bin gespannt, wie sich Copilot Notebooks weiterentwickeln – insbesondere im Vergleich zu den deutlich dynamischeren Copilot Agents. Vielleicht liegt der eigentliche Nutzen in der Kombination beider Ansätze. Aber Stand heute fällt es mir schwer, einen klaren Anwendungsfall zu benennen, den ich mit einem Notebook besser lösen kann, als mit einem Agent. 🎯