Ein Arbeitstag im Leben von Fabio

Fabio Bonolo

28. Aug. 20248 Min. Lesezeit

Aktualisiert: 29. Aug. 2024

Wie ich mit dem M365 Copilot meine Produktivität steigere 🚀

Wenn ihr schon an einem Copilot-Workshop teilgenommen habt oder euch generell ein bisschen tiefer mit der Materie befasst habt, dann ist euch bestimmt auch mal eine dieser «A Day in the life of...»-Grafiken über den Weg gelaufen. Diese Grafiken illustrieren, wie der M365 Copilot einzelnen Personas im Unternehmen (also eine Mitarbeiterin im Service Desk oder ein Finanzcontroller zum Beispiel) während eines gesamten Arbeitstages helfen kann. Microsoft hat dafür sogar eigens eine «Szenario-Bibliothek» aufgesetzt: 💡

https://adoption.microsoft.com/en-us/copilot-scenario-library/

Ich persönlich werde immer wieder mit der Frage konfrontiert, wofür ich den M365 Copilot eigentlich nutze. Diese Frage habe ich zuletzt in meinem Blogartikel Meine Top-10 Prompts in Copilot beantwortet. Nun gehe ich aber noch einen Schritt weiter: Ihr könnt mich auf einem typischen Arbeitstag von mir begleiten und erleben, wie ich Copilot im Verlaufe des Tages nutze und mir damit für die Erledigung meiner Aufgaben wertvolle Zeit zu sparen. ⌛

Jedoch möchte ich mich in diesem Artikel nicht bloss auf meine persönlichen Anwendungsfälle beschränken, sondern euch auch auf Limitationen sowie den Return on Investment (ROI) aufmerksam machen, sodass ihr einen solchen Approach auch auf euer Unternehmen ummünzen könnt. 🔄️

Bevor ich aber in die Tiefen meiner Tätigkeiten eintauche, halte ich euch die Visualisierung meines Arbeitstages natürlich nicht vor! 😉

Wie sieht mein typischer Arbeitstag mit M365 Copilot aus? 🕒

07:00 Uhr:

Mit Weitsicht in den Tag starten 🌞

Ein super Einstieg und gleichzeitig einer meiner Lieblingsprompts. Ich mag es, mir von Copilot einen Überblick über meine anstehenden Meetings und Aufgaben verschaffen zu lassen, während ich nebenbei genüsslich meinen ☕ trinke. Ausserdem bitte ich Copilot auch darum, mir alle nicht beantworteten Nachrichten anzuzeigen, damit ich diese gleich zu Beginn abarbeiten kann. Ich persönlich kann in diesem Kontext nicht viel mit Fliesstext oder Bulletpoints anfangen, deshalb möchte die Resultate in einer Tabelle visualisiert haben. M365 Copilot zeigt mir dann eine Tabelle, in der ich auf einen Blick sehen kann, welche Meetings heute anstehen, welche Aufgaben ich zu erledigen habe und auf welche E-Mails, Chat-Nachrichten oder @-Erwähnungen in Teams ich noch antworten muss. So kann ich meinen Tag effektiv planen und mich auf die wichtigen Dinge konzentrieren. 👏🏼

09:30 Uhr:

Einen Kundenworkshop vorbereiten 📝

In meiner Beratungstätigkeit plane und leite ich viele Workshops, und diese gilt es natürlich vorzubereiten! Ich überlege mir Inhalt, Methodik, Zeitaufwand und Ziele und gebe diese mit dem Kontext des Workshops als Prompt ein. Mein Ziel ist es, ein konkretes Drehbuch für den Workshop zu erhalten, welches im besten Fall gut strukturiert ist und pro Workshop-Part eine Zeitangabe bereithält (z.B. Pause - 15 Minuten). Nachdem mir Copilot ein Drehbuch generiert hat, muss ich im Normalfall händisch noch ein bisschen dran schrauben damit es passt und auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten ist, allerdings bin mit diesem Approach um einiges schneller, anstatt selbst ein Drehbuch «auf grüner Wiese» zu schreiben. 🖊️

10:30 Uhr:

Die Präsentation für den Workshop gestalten 🎨

Nachdem ich das Drehbuch zuvor finalisiert habe, verwende ich die (in SharePoint gespeicherte) Word-Datei, um damit meine Workshop-Präsentation in PowerPoint zu gestalten. Auch hier nutze ich die Funktion von M365 Copilot, anhand einer Word-Datei eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen, statt selbst viel Zeit in eine manuell erstellte PowerPoint-Präsentation zu verlieren. Ich öffne die Word-Datei mit dem Drehbuch und bitte M365 Copilot, daraus eine Präsentation zu erstellen. Wichtig ist hierbei, dass ich dem Prompt noch zusätzliche Informationen wie meine Erwartungen sowie den Kontext der Präsentation mitzugeben - denn sonst kann ich ziemlich sicher (zu) viel Zeit ins Nachbearbeiten stecken... und das ist ja nicht die Idee. 😉 Und so erstelle ich mithilfe von Copilot eine Präsentation, die perfekt zu meinem Drehbuch passt und die ich schnell und einfach erstellen konnte. 🚀

13:00 Uhr:

Ein wichtiges Kundenmeeting vorbereiten 📅

Am Nachmittag steht ein wichtiges Projekt-Meeting mit einem Kunden bevor, worauf ich mich vorbereiten muss. Anstatt im Teams-Kanal und im Outlook alle Inhalte zu durchforsten, bitte ich M365 Copilot in Outlook, mich auf das Meeting vorzubereiten. Dabei kann er mir spannende Einblicke zu Teilnehmenden, vergangenen Meetings (bei Serienterminen) sowie weitere Informationen zukommen lassen. Wie ihr aber im Screenshot unten seht, ist dafür eine gute Kalenderpflege wichtig - fügt ihr in der Besprechungseinladung relevante Links wie beispielsweise zum Meetingprotokoll in OneNote oder zur Datenablage in SharePoint hinzu und integriert auch beispielsweise eine Meeting-Agenda als Loop-Komponente in der Besprechung, kann Copilot diese Informationen besser nutzen, um euch auf das Meeting vorzubereiten! ☝🏼

15:30 Uhr:

Ein Pflichtenheft zusammenfassen 📄

Es kommt immer wieder vor, dass ich PDFs zu Gesicht bekomme, welche ich durchlesen und danach daraus etwas Generieren soll. Beispielsweise könnte das ein Pflichtenheft für ein gesuchtes Profil sein, oder ein Anforderungskatalog für die Erstellung eines Konzepts. Bisher kam es immer auf meine Lesetaktik an, wie schnell ich mich in das Dokument einlesen konnte, um danach meine Arbeit zu erledigen. Anstatt das ganze PDF-Dokument zeitaufwändig lesen zu müssen, bitte ich den M365 Copilot in Bing (das PDF habe ich im Browser geöffnet), mir die wichtigsten Anforderungen zusammenzufassen. M365 Copilot liest dann das PDF-Dokument und extrahiert die relevanten Informationen für mich. Im Prompt gebe ich mit, dass ich keine wichtigen Informationen übersehen möchte und Copilot mir lieber eine längere Zusammenfassung als eine zu kurze zu generieren. Ich erhalte dann eine Liste von Anforderungen, die der Kunde hat, wie zum Beispiel:

Der Kunde möchte seine bestehende IT-Infrastruktur modernisieren und auf M365 umsteigen.
Der Kunde möchte eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen seinen Mitarbeitern und externen Partnern ermöglichen.
Der Kunde möchte die Sicherheit und Compliance seiner Daten und Anwendungen gewährleisten.
Der Kunde möchte eine schrittweise Einführung von M365 mit begleitender Schulung und Support.

Teilweise funktioniert die PDF-Zusammenfassung nicht so, wie ich mir das vorstelle. In diesem Fall konvertiere ich das PDF in ein Word-Dokument und arbeite dann mit der Zusammenfassen-Funktion vom M365 Copilot in Word. So kann ich sicherstellen, dass ich keine wichtigen Punkte übersehe und meine Aufgabe gewissenhaft und mit dem nötigen Wissen ausgestattet angehen kann.

17:00 Uhr:

Mich in ein Projekt einarbeiten 👨🏻‍💻

Es kommt regelmässig vor, dass ich in ein laufendes Kundenprojekt involviert werde und mir zunächst ein Bild der Lage verschaffen muss. Statt in den verschiedenen Tools alle Inhalte zu durchforsten, um mich auf den aktuellen Stand zu bringen, bitte ich M365 Copilot um ein Update zum Projekt mit Fokus auf möglichen Hindernissen. M365 Copilot zeigt mir dann eine Übersicht über den Projektstatus, die Meilensteine, die Risiken und die offenen Fragen. So kann ich mich schnell auf den Laufenden bringen und mich gewissenhaft ins Projektteam einbringen. 👍

Limitationen ⚠️

Wie ihr seht, begleitet mich der M365 Copilot durch meinen Arbeitsalltag und hilft mir, bei verschiedenen Tasks wertvolle Zeit zu sparen. Allerdings muss ich hier auch festhalten, dass Copilot keine «eierlegende Wollmilchsau» ist und es sich hier um eine sehr neue und unbekannte Technologie handelt. Deshalb stosse ich im Verlaufe meines Tages immer wieder auf Limitationen. Die wichtigsten möchte ich euch hier kurz aufführen: ⬇️

Mangelnde Informationen aus Teams-Kanal ☝🏼

Aktuell kann der M365 Copilot nur begrenzt Informationen, insbesondere Beiträge, aus dem Teams-Kanal in seine Antwort beziehen. Stand heute könnt ihr ihn auf einen einzelnen Beitrag «loslassen», damit er euch diesen zusammenfassen oder Einblicke gewähren kann. Das macht aber nur bei längeren Beitragsverläufen Sinn, bei denen es mehr als fünf Antworten gibt. Im Best Practice befinden sich sämtliche Beiträge zu einem Kundenprojekt in einem Teams-Kanal - entsprechend bin ich hier limitiert, wenn es darum geht mich in ein Projekt einzulesen. 🫸🏼

Sprachlimitationen ☝🏼

Wie wohl viele von euch bin auch ich im Verlaufe eines Tages in einigen Meetings involviert. Eine grosse Power vom M365 Copilot ist es, Informationen aus Meetings zu ziehen. Die meisten meiner Meetings werden allerdings in Schweizerdeutsch gehalten - eine Sprache, die von Copilot (noch) nicht unterstützt wird. Ich denke, dass eine Meetingzusammenfassung und -verarbeitung in Zukunft für mich wertvoll wird und ich es ebenfalls in meinen Arbeitstag integrieren kann. 🚀

App-übergreifende Integration in Microsoft 365 ☝🏼

Dieser Punkt kann man sowohl als Copilot-Limitation, als auch als Anwender-Limitation ansehen. Die riesige Power vom M365 Copilot liegt nicht unbedingt in den einzelnen M365-Apps, sondern in der M365 App-übergreifenden Integration. Besonders im Fall der Meeting-Vorbereitung in Outlook läuft mir persönlich diese Limitation über den Weg. Sind dem Meeting keine wichtigen Links wie zum OneNote-Notizbuch, zur Datenablage in SharePoint oder einer Loop-Komponente beigefügt, ist Copilot limitiert, mich für mein Meeting vorzubereiten. Deshalb ist es so wichtig, sämtliche Informationen «auf eine Platte» zu bekommen. Ist das der Fall, kann Copilot sämtliche Informationen zusammenziehen und nutzen. ✔️

Return on Investment 💸

Der M365 Copilot unterstützt mich bei verschiedenen Aufgaben im Verlaufe eines ganzen Arbeitstages, spart mir Zeit und Mühe und hilft mir, meine Produktivität zu steigern. Die wichtigste Frage, die sich wohl jede Führungskraft bei der Evaluierung von Copilot for Microsoft 365 stellt, ist der Return on Investment (ROI) mit der Nutzung von Copilot. Denn die M365 Copilot Lizenz ist (auf den ersten Blick) nicht gerade günstig mit rund CHF 330 (€ 350) pro Benutzer und Jahr. Ich versuche hier mal basierend auf Annahmen aus meinem Arbeitstag als FTE («Full Time Employee» dt. «Vollzeitangestellter») eine ROI-Rechnung für ein Jahr aufzustellen:

Parameter	Kennzahl FTE
Investment	CHF 330
Annahme Zeitersparnis pro Tag	30 Minuten
Annahme Zeitersparnis pro Jahr (bei 240 Arbeitstagen)	7'200 Minuten [30 Minuten x 240 Tage] 120 Stunden [7'200 Minuten : 60 Minuten] 15 Tage [120 Stunden : 8 Stunden]
Annahme Salär CHF 120'000 pro Jahr	CHF 65 pro Stunde CHF 520 pro Tag

ROI in 1 Jahr: Gewinn [CHF 520 x 15 Tage] : Investment [CHF 330] x 100 = 2'364%

Diese Rechnung zeigt, wie lächerlich die CHF 330 Investment pro Jahr sind, wenn ich pro Tag 30 Minuten Zeit einspare. Das Investment hat sich schon nach wenigen Wochen gelohnt und ich schaffe dank Copilot extrem viel mehr Wertschöpfung für meinen Arbeitgeber. Diese 30 Minuten pro Tag sind in meinem Fall keine unrealistische Zahl, weil ich sehr, sehr stark mit dem M365 Copilot arbeite und durch Erfahrung immer schneller und besser werde. 🛫

Aus diesem Grund möchte ich noch eine etwas realistischere Break-Even Rechnung anstellen, denn nicht alle nutzen Copilot so umfangreich wie ich, sondern nur für einzelne Anwendungsfälle. So könnt ihr aber gut abschätzen, wie viel Zeit ein FTE pro Stunde, Tag und Jahr sparen muss, damit ihr zumindest kein Geld in euer Lizenz-Investment verliert. ⬇️

ROI Break-Even Rechnung: Gewinn [CHF 330] : Investment [CHF 330] x 100 = 100%

Parameter	Kennzahl FTE
Investment	CHF 330
Annahme Salär CHF 120'000 pro Jahr	CHF 65 pro Stunde CHF 520 pro Tag
Benötigte Zeitersparnis pro Jahr (bei 240 Arbeitstagen)	0.65 Tage [CHF 330 Invest : CHF 520/Tag] 5.2 Stunden [0.65 Tage x 8 Stunden] 312 Minuten [5.2 Stunden x 60 Minuten]
Benötigte Zeitersparnis pro Tag	1.3 Minuten [312 Minuten : 240 Tage]

Bei einem Jahressalär eines FTE von rund CHF 120'000 muss der Endanwendende im Durchschnitt nur etwas mehr als 1 Minute pro Tag sparen, damit ihr euer Investment in die Jahreslizenz vom M365 Copilot ohne Verlust zurückerhaltet! Dabei gilt: Je tiefer das Salär, desto mehr benötigte Zeitersparnis benötigt es pro Tag, und umgekehrt je höher das Salär, desto weniger muss ein FTE mit der Nutzung von Copilot Zeit sparen, um mindestens das investierte Geld innert eines Jahres wieder zurückzuholen. Doch auch wenn ihr euch diese Rechnung anschaut, sind die Lizenzkosten weit mehr als nur vertretbar. 💰

Fazit 🗣️

Der M365 Copilot hilft mir persönlich über den ganzen Tag hinweg, Zeit zu sparen. Allerdings habe ich mich auch intensiv damit beschäftigt und getestet, bis ich meine Anwendungsfälle identifiziert habe und in einen «guten Flow» gekommen bin. Wenn man die Break-Even Return on Investment Rechnung betrachtet, benötigt es nur etwas mehr als 1 Minute Zeitersparnis pro Tag dank der Nutzung von Copilot, was meiner Meinung nach mit dem richtigen Vorgehen, einem guten Change Management sowie der Ausbildung der Mitarbeitenden absolut realistisch ist. Auch wenn der M365 Copilot noch einige Limitationen hat, ist er für mich bei gezielter Anwendung ein echter Game-Changer für die moderne Arbeitswelt! 🚀