Wie ich mit dem M365 Copilot meine ProduktivitĂ€t steigere đ
Wenn ihr schon an einem Copilot-Workshop teilgenommen habt oder euch generell ein bisschen tiefer mit der Materie befasst habt, dann ist euch bestimmt auch mal eine dieser «A Day in the life of...»-Grafiken ĂŒber den Weg gelaufen. Diese Grafiken illustrieren, wie der M365 Copilot einzelnen Personas im Unternehmen (also eine Mitarbeiterin im Service Desk oder ein Finanzcontroller zum Beispiel) wĂ€hrend eines gesamten Arbeitstages helfen kann. Microsoft hat dafĂŒr sogar eigens eine «Szenario-Bibliothek» aufgesetzt: đĄ
Ich persönlich werde immer wieder mit der Frage konfrontiert, wofĂŒr ich den M365 Copilot eigentlich nutze. Diese Frage habe ich zuletzt in meinem Blogartikel Meine Top-10 Prompts in Copilot beantwortet. Nun gehe ich aber noch einen Schritt weiter: Ihr könnt mich auf einem typischen Arbeitstag von mir begleiten und erleben, wie ich Copilot im Verlaufe des Tages nutze und mir damit fĂŒr die Erledigung meiner Aufgaben wertvolle Zeit zu sparen. â
Jedoch möchte ich mich in diesem Artikel nicht bloss auf meine persönlichen AnwendungsfĂ€lle beschrĂ€nken, sondern euch auch auf Limitationen sowie den Return on Investment (ROI) aufmerksam machen, sodass ihr einen solchen Approach auch auf euer Unternehmen ummĂŒnzen könnt. đïž
Bevor ich aber in die Tiefen meiner TĂ€tigkeiten eintauche, halte ich euch die Visualisierung meines Arbeitstages natĂŒrlich nicht vor! đ
Wie sieht mein typischer Arbeitstag mit M365 Copilot aus? đ
07:00 Uhr:
Mit Weitsicht in den Tag starten đ
Ein super Einstieg und gleichzeitig einer meiner Lieblingsprompts. Ich mag es, mir von Copilot einen Ăberblick ĂŒber meine anstehenden Meetings und Aufgaben verschaffen zu lassen, wĂ€hrend ich nebenbei genĂŒsslich meinen â trinke. Ausserdem bitte ich Copilot auch darum, mir alle nicht beantworteten Nachrichten anzuzeigen, damit ich diese gleich zu Beginn abarbeiten kann. Ich persönlich kann in diesem Kontext nicht viel mit Fliesstext oder Bulletpoints anfangen, deshalb möchte die Resultate in einer Tabelle visualisiert haben. M365 Copilot zeigt mir dann eine Tabelle, in der ich auf einen Blick sehen kann, welche Meetings heute anstehen, welche Aufgaben ich zu erledigen habe und auf welche E-Mails, Chat-Nachrichten oder @-ErwĂ€hnungen in Teams ich noch antworten muss. So kann ich meinen Tag effektiv planen und mich auf die wichtigen Dinge konzentrieren. đđŒ
09:30 Uhr:
Einen Kundenworkshop vorbereiten đ
In meiner BeratungstĂ€tigkeit plane und leite ich viele Workshops, und diese gilt es natĂŒrlich vorzubereiten! Ich ĂŒberlege mir Inhalt, Methodik, Zeitaufwand und Ziele und gebe diese mit dem Kontext des Workshops als Prompt ein. Mein Ziel ist es, ein konkretes Drehbuch fĂŒr den Workshop zu erhalten, welches im besten Fall gut strukturiert ist und pro Workshop-Part eine Zeitangabe bereithĂ€lt (z.B. Pause - 15 Minuten). Nachdem mir Copilot ein Drehbuch generiert hat, muss ich im Normalfall hĂ€ndisch noch ein bisschen dran schrauben damit es passt und auf die KundenbedĂŒrfnisse zugeschnitten ist, allerdings bin mit diesem Approach um einiges schneller, anstatt selbst ein Drehbuch «auf grĂŒner Wiese» zu schreiben. đïž
10:30 Uhr:
Die PrĂ€sentation fĂŒr den Workshop gestalten đš
Nachdem ich das Drehbuch zuvor finalisiert habe, verwende ich die (in SharePoint gespeicherte) Word-Datei, um damit meine Workshop-PrĂ€sentation in PowerPoint zu gestalten. Auch hier nutze ich die Funktion von M365 Copilot, anhand einer Word-Datei eine PowerPoint-PrĂ€sentation zu erstellen, statt selbst viel Zeit in eine manuell erstellte PowerPoint-PrĂ€sentation zu verlieren. Ich öffne die Word-Datei mit dem Drehbuch und bitte M365 Copilot, daraus eine PrĂ€sentation zu erstellen. Wichtig ist hierbei, dass ich dem Prompt noch zusĂ€tzliche Informationen wie meine Erwartungen sowie den Kontext der PrĂ€sentation mitzugeben - denn sonst kann ich ziemlich sicher (zu) viel Zeit ins Nachbearbeiten stecken... und das ist ja nicht die Idee. đ Und so erstelle ich mithilfe von Copilot eine PrĂ€sentation, die perfekt zu meinem Drehbuch passt und die ich schnell und einfach erstellen konnte. đ
13:00 Uhr:
Ein wichtiges Kundenmeeting vorbereiten đ
Am Nachmittag steht ein wichtiges Projekt-Meeting mit einem Kunden bevor, worauf ich mich vorbereiten muss. Anstatt im Teams-Kanal und im Outlook alle Inhalte zu durchforsten, bitte ich M365 Copilot in Outlook, mich auf das Meeting vorzubereiten. Dabei kann er mir spannende Einblicke zu Teilnehmenden, vergangenen Meetings (bei Serienterminen) sowie weitere Informationen zukommen lassen. Wie ihr aber im Screenshot unten seht, ist dafĂŒr eine gute Kalenderpflege wichtig - fĂŒgt ihr in der Besprechungseinladung relevante Links wie beispielsweise zum Meetingprotokoll in OneNote oder zur Datenablage in SharePoint hinzu und integriert auch beispielsweise eine Meeting-Agenda als Loop-Komponente in der Besprechung, kann Copilot diese Informationen besser nutzen, um euch auf das Meeting vorzubereiten! âđŒ
15:30 Uhr:
Ein Pflichtenheft zusammenfassen đ
Es kommt immer wieder vor, dass ich PDFs zu Gesicht bekomme, welche ich durchlesen und danach daraus etwas Generieren soll. Beispielsweise könnte das ein Pflichtenheft fĂŒr ein gesuchtes Profil sein, oder ein Anforderungskatalog fĂŒr die Erstellung eines Konzepts. Bisher kam es immer auf meine Lesetaktik an, wie schnell ich mich in das Dokument einlesen konnte, um danach meine Arbeit zu erledigen. Anstatt das ganze PDF-Dokument zeitaufwĂ€ndig lesen zu mĂŒssen, bitte ich den M365 Copilot in Bing (das PDF habe ich im Browser geöffnet), mir die wichtigsten Anforderungen zusammenzufassen. M365 Copilot liest dann das PDF-Dokument und extrahiert die relevanten Informationen fĂŒr mich. Im Prompt gebe ich mit, dass ich keine wichtigen Informationen ĂŒbersehen möchte und Copilot mir lieber eine lĂ€ngere Zusammenfassung als eine zu kurze zu generieren. Ich erhalte dann eine Liste von Anforderungen, die der Kunde hat, wie zum Beispiel:
Der Kunde möchte seine bestehende IT-Infrastruktur modernisieren und auf M365 umsteigen.
Der Kunde möchte eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen seinen Mitarbeitern und externen Partnern ermöglichen.
Der Kunde möchte die Sicherheit und Compliance seiner Daten und Anwendungen gewÀhrleisten.
Der Kunde möchte eine schrittweise EinfĂŒhrung von M365 mit begleitender Schulung und Support.
Teilweise funktioniert die PDF-Zusammenfassung nicht so, wie ich mir das vorstelle. In diesem Fall konvertiere ich das PDF in ein Word-Dokument und arbeite dann mit der Zusammenfassen-Funktion vom M365 Copilot in Word. So kann ich sicherstellen, dass ich keine wichtigen Punkte ĂŒbersehe und meine Aufgabe gewissenhaft und mit dem nötigen Wissen ausgestattet angehen kann.
17:00 Uhr:
Mich in ein Projekt einarbeiten đšđ»âđ»
Es kommt regelmĂ€ssig vor, dass ich in ein laufendes Kundenprojekt involviert werde und mir zunĂ€chst ein Bild der Lage verschaffen muss. Statt in den verschiedenen Tools alle Inhalte zu durchforsten, um mich auf den aktuellen Stand zu bringen, bitte ich M365 Copilot um ein Update zum Projekt mit Fokus auf möglichen Hindernissen. M365 Copilot zeigt mir dann eine Ăbersicht ĂŒber den Projektstatus, die Meilensteine, die Risiken und die offenen Fragen. So kann ich mich schnell auf den Laufenden bringen und mich gewissenhaft ins Projektteam einbringen. đ
Limitationen â ïž
Wie ihr seht, begleitet mich der M365 Copilot durch meinen Arbeitsalltag und hilft mir, bei verschiedenen Tasks wertvolle Zeit zu sparen. Allerdings muss ich hier auch festhalten, dass Copilot keine «eierlegende Wollmilchsau» ist und es sich hier um eine sehr neue und unbekannte Technologie handelt. Deshalb stosse ich im Verlaufe meines Tages immer wieder auf Limitationen. Die wichtigsten möchte ich euch hier kurz auffĂŒhren: âŹïž
Mangelnde Informationen aus Teams-Kanal âđŒ
Aktuell kann der M365 Copilot nur begrenzt Informationen, insbesondere BeitrĂ€ge, aus dem Teams-Kanal in seine Antwort beziehen. Stand heute könnt ihr ihn auf einen einzelnen Beitrag «loslassen», damit er euch diesen zusammenfassen oder Einblicke gewĂ€hren kann. Das macht aber nur bei lĂ€ngeren BeitragsverlĂ€ufen Sinn, bei denen es mehr als fĂŒnf Antworten gibt. Im Best Practice befinden sich sĂ€mtliche BeitrĂ€ge zu einem Kundenprojekt in einem Teams-Kanal - entsprechend bin ich hier limitiert, wenn es darum geht mich in ein Projekt einzulesen. đ«žđŒ
Sprachlimitationen âđŒ
Wie wohl viele von euch bin auch ich im Verlaufe eines Tages in einigen Meetings involviert. Eine grosse Power vom M365 Copilot ist es, Informationen aus Meetings zu ziehen. Die meisten meiner Meetings werden allerdings in Schweizerdeutsch gehalten - eine Sprache, die von Copilot (noch) nicht unterstĂŒtzt wird. Ich denke, dass eine Meetingzusammenfassung und -verarbeitung in Zukunft fĂŒr mich wertvoll wird und ich es ebenfalls in meinen Arbeitstag integrieren kann. đ
App-ĂŒbergreifende Integration in Microsoft 365 âđŒ
Dieser Punkt kann man sowohl als Copilot-Limitation, als auch als Anwender-Limitation ansehen. Die riesige Power vom M365 Copilot liegt nicht unbedingt in den einzelnen M365-Apps, sondern in der M365 App-ĂŒbergreifenden Integration. Besonders im Fall der Meeting-Vorbereitung in Outlook lĂ€uft mir persönlich diese Limitation ĂŒber den Weg. Sind dem Meeting keine wichtigen Links wie zum OneNote-Notizbuch, zur Datenablage in SharePoint oder einer Loop-Komponente beigefĂŒgt, ist Copilot limitiert, mich fĂŒr mein Meeting vorzubereiten. Deshalb ist es so wichtig, sĂ€mtliche Informationen «auf eine Platte» zu bekommen. Ist das der Fall, kann Copilot sĂ€mtliche Informationen zusammenziehen und nutzen. âïž
Return on Investment đž
Der M365 Copilot unterstĂŒtzt mich bei verschiedenen Aufgaben im Verlaufe eines ganzen Arbeitstages, spart mir Zeit und MĂŒhe und hilft mir, meine ProduktivitĂ€t zu steigern. Die wichtigste Frage, die sich wohl jede FĂŒhrungskraft bei der Evaluierung von Copilot for Microsoft 365 stellt, ist der Return on Investment (ROI) mit der Nutzung von Copilot. Denn die M365 Copilot Lizenz ist (auf den ersten Blick) nicht gerade gĂŒnstig mit rund CHF 330 (⏠350) pro Benutzer und Jahr. Ich versuche hier mal basierend auf Annahmen aus meinem Arbeitstag als FTE («Full Time Employee» dt. «Vollzeitangestellter») eine ROI-Rechnung fĂŒr ein Jahr aufzustellen:
Parameter | Kennzahl FTE |
Investment | CHF 330 |
Annahme Zeitersparnis pro Tag | 30 Minuten |
Annahme Zeitersparnis pro Jahr (bei 240 Arbeitstagen) | 7'200 Minuten [30 Minuten x 240 Tage] 120 Stunden [7'200 Minuten : 60 Minuten] 15 Tage [120 Stunden : 8 Stunden] |
Annahme SalÀr CHF 120'000 pro Jahr | CHF 65 pro Stunde CHF 520 pro Tag |
ROI in 1 Jahr: Gewinn [CHF 520 x 15 Tage] : Investment [CHF 330] x 100 = 2'364%
Diese Rechnung zeigt, wie lĂ€cherlich die CHF 330 Investment pro Jahr sind, wenn ich pro Tag 30 Minuten Zeit einspare. Das Investment hat sich schon nach wenigen Wochen gelohnt und ich schaffe dank Copilot extrem viel mehr Wertschöpfung fĂŒr meinen Arbeitgeber. Diese 30 Minuten pro Tag sind in meinem Fall keine unrealistische Zahl, weil ich sehr, sehr stark mit dem M365 Copilot arbeite und durch Erfahrung immer schneller und besser werde. đ«
Aus diesem Grund möchte ich noch eine etwas realistischere Break-Even Rechnung anstellen, denn nicht alle nutzen Copilot so umfangreich wie ich, sondern nur fĂŒr einzelne AnwendungsfĂ€lle. So könnt ihr aber gut abschĂ€tzen, wie viel Zeit ein FTE pro Stunde, Tag und Jahr sparen muss, damit ihr zumindest kein Geld in euer Lizenz-Investment verliert. âŹïž
ROI Break-Even Rechnung: Gewinn [CHF 330] : Investment [CHF 330] x 100 = 100%
Parameter | Kennzahl FTE |
Investment | CHF 330 |
Annahme SalÀr CHF 120'000 pro Jahr | CHF 65 pro Stunde CHF 520 pro Tag |
Benötigte Zeitersparnis pro Jahr (bei 240 Arbeitstagen) | 0.65 Tage [CHF 330 Invest : CHF 520/Tag] 5.2 Stunden [0.65 Tage x 8 Stunden] 312 Minuten [5.2 Stunden x 60 Minuten] |
Benötigte Zeitersparnis pro Tag | 1.3 Minuten [312 Minuten : 240 Tage] |
Bei einem JahressalĂ€r eines FTE von rund CHF 120'000 muss der Endanwendende im Durchschnitt nur etwas mehr als 1 Minute pro Tag sparen, damit ihr euer Investment in die Jahreslizenz vom M365 Copilot ohne Verlust zurĂŒckerhaltet! Dabei gilt: Je tiefer das SalĂ€r, desto mehr benötigte Zeitersparnis benötigt es pro Tag, und umgekehrt je höher das SalĂ€r, desto weniger muss ein FTE mit der Nutzung von Copilot Zeit sparen, um mindestens das investierte Geld innert eines Jahres wieder zurĂŒckzuholen. Doch auch wenn ihr euch diese Rechnung anschaut, sind die Lizenzkosten weit mehr als nur vertretbar. đ°
Fazit đŁïž
Der M365 Copilot hilft mir persönlich ĂŒber den ganzen Tag hinweg, Zeit zu sparen. Allerdings habe ich mich auch intensiv damit beschĂ€ftigt und getestet, bis ich meine AnwendungsfĂ€lle identifiziert habe und in einen «guten Flow» gekommen bin. Wenn man die Break-Even Return on Investment Rechnung betrachtet, benötigt es nur etwas mehr als 1 Minute Zeitersparnis pro Tag dank der Nutzung von Copilot, was meiner Meinung nach mit dem richtigen Vorgehen, einem guten Change Management sowie der Ausbildung der Mitarbeitenden absolut realistisch ist. Auch wenn der M365 Copilot noch einige Limitationen hat, ist er fĂŒr mich bei gezielter Anwendung ein echter Game-Changer fĂŒr die moderne Arbeitswelt! đ
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