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  • AutorenbildFabio Bonolo

Meine Top-10 Prompts in Copilot

In meinen Speaker-Sessions und auch in verschiedenen Kundengesprächen wurde ich schon oftmals gefragt, wofür ich persönlich denn Copilot überhaupt nutze.❓

 

Das hat mich dazu bewegt, diesen Beitrag zu schreiben. Ich erläutere euch meine persönliche Top-10 Auswahl meiner Use Cases für Copilot for Microsoft 365 und welche Prompts ich dafür verwende. Das Spannende dabei: In jedem dieser Anwendungsfälle spare ich Minimum 5-10 Minuten, als wenn ich die Tasks manuell ohne Hilfe von Copilot ausführen würde. ⌛

 

Und genau dieser Umstand ist für euch sehr wichtig zu verstehen. Copilot übernimmt nicht die ganze Arbeit für mich, sondern ich muss stets «händisch» nachbearbeiten. Doch hier gilt die folgende Faustregel, damit sich Copilot für jedes Unternehmen rechnen wird: ⬇️

 

Je detaillierter ich meine Erwartungen im Prompt formuliere, desto genauer wird die Response von Copilot. ⬇️


Je präziser die Response, desto weniger muss ich händisch nachbearbeiten. ⬇️


 Je weniger ich händisch nachbearbeiten muss, desto mehr Zeit spare ich mir ein. ⌛

 

Und nun zeige ich euch meine Top-10 Prompts und Anwendungsfälle aus meinem Arbeitsalltag! 🚀 


 

 

Copilot in Word


Interessanterweise wird Microsoft Word für mich wieder zur absoluten Mode, denn ich nutze den Copilot in Word verdächtig oft. 😮

 


Prompt No. 1️⃣ | Workshop-Design


In meiner Tätigkeit als Consultant führe ich immer wieder Workshops zu verschiedenen Themen rund um den Modern Workplace durch. Copilot in Word hilft mir, ein Workshop-Drehbuch zu designen, wenn ich den Ablauf und auch die Workshop-Inhalte im Prompt vorgebe. Persönlich finde ich ein Drehbuch in Tabellenform sehr hilfreich, was ich dem Copilot dann auch mitgebe. 💫 


Prompt 1

Prompt No. 2️⃣ | Blogbeiträge verfassen


Das Schreiben von Blogs ist sehr zeitaufwändig, wenn man Copilot nicht zur Verfügung hat! 😉 Übrigens gilt dasselbe in Unternehmen für die Kommunikationsabteilung: News, Wissensartikel o.Ä. könnt ihr künftig von Copilot in Word verfassen lassen, bevor ihr es in eurem Intranet veröffentlicht. Die einzigen Parameter, die ich für meine Blogs dem Prompt mitgebe, ist meine geplante Struktur sowie ein paar Detailinfos zur Schreibweise. Zudem ist es wichtig, dass ich den generierten Text gut durchlese und überprüfe, denn es gibt nichts Schlimmeres, als Falschaussagen oder veraltete Informationen zu übersehen! Ein weiterer, sehr wichtiger Punkt in meiner Nachbearbeitung ist, dass die Beiträge meine persönliche Note haben und nicht einfach «künstliche KI-Texte» sind. Und nein, diesen Blog habe ich nicht mit Copilot geschrieben, weil hier sehr viel persönliches Wissen einfliesst und mein Prompt sonst mindestens eine A4-Seite lang wäre – darauf hatte ich keine Lust… 😅

 

Prompt 2

 

 

Prompt No. 3️⃣ | Tabelle-aus-Text Funktion


Was ich in Word auch sehr oft nutze, ist die Funktionalität, dass mir Copilot eine Textzeile in eine Tabelle umwandeln kann. Dieses Feature nutze ich insbesondere dann, wenn ich eine sinnvolle Visualisierung für eine PowerPoint Präsentation benötige, weil einfache Bulletpoints nicht meinen Vorstellungen entsprechen. Fun Fact: Privat nutze ich die Tabelle-aus-Text Funktion für meinen wöchentlichen Ernährungsplan. Ich schreibe eine kurze Zeile, welche Lebensmittel mir zur Verfügung stehen und welches Ablaufdatum sie haben, und lasse mir einen Plan von Copilot generieren. Teilweise bin ich direkt zufrieden mit der generierten Tabelle, manchmal muss ich aber noch mit einem Prompt nachhelfen. Der sieht dann in etwa so aus: ⬇️

 

Prompt 3

 


Copilot in PowerPoint


Das zweite Tool, in welchem ich Copilot oft nutze, ist PowerPoint. Ich komme immer wieder an Situationen, in denen ich eine Präsentation benötige – sei es für ein Beratungsgespräch, einen Workshop, oder einen Vortrag. 🫱🏼‍🫲🏼

 


Prompt No. 4️⃣ | Blogartikel in Vortrag umwandeln


Da ich meine Blogartikel in Word abspeichere, kann ich sie auch direkt verwenden, wenn ich zu dem Thema einen Vortrag halten möchte. Denn ein super Feature von Copilot in PowerPoint ist es, aus einer Word-Datei eine ganze Präsentation gestalten zu können. Hier ist aber auch wichtig zu verstehen, dass ihr trotzdem noch den Kontext und eure Erwartungen im Prompt mitgeben solltet. Denn wenn ihr das nicht tut, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die generierte Präsentation nicht euren Vorstellungen entspricht. 💡

 

Prompt 4

 


Prompt No. 5️⃣ | Gestaltung von Workshop-Slides


Wie bereits in Word nutze ich den Copilot in PowerPoint, um meine Workshops zu gestalten. Das Drehbuch aus der Word-Datei kann dabei sehr gut helfen. Ich kann aber auch aus einer Schulungsdokumentation oder einem Konzept (sofern in Word geschrieben) eine Workshop-Präsentation gestalten lassen. 🖌️ 


Prompt 5

 

 

M365 Copilot-Chat


Copilot in Teams nutze ich interessanterweise eher weniger, obwohl hier sehr viel Power liegt. Im späteren Abschnitt erläutere ich euch, wieso das der Fall ist. Trotzdem habe ich zwei konkrete Anwendungsfälle, für welche ich immer wieder auf den Copilot in Teams zurückgreife. ✔️

 


Prompt No. 6️⃣ | Mein Start in den Tag


Inspiriert durch einen LinkedIn-Beitrag von Sandra Filser (Sandra Filser | LinkedIn) habe ich begonnen zum Start in den Tag mir einen guten Überblick verschaffen zu lassen. Den Prompt den ich dafür verfasst habe, nutze ich immer wieder, insbesondere dann, wenn ein vollgepackter Tag vor mir steht. 📆

 

Prompt 6

 


Prompt No. 7️⃣ | Allerlei im Copilot Chat


Natürlich nutze ich den Copilot-Chat in Microsoft Teams immer wieder, um mich über gewisse Themen zu informieren, Inhalte zu suchen oder generelle Fragen zu stellen. Es gibt hier nicht den «einen» Prompt, den ich immer wieder verwende, sondern es kommt immer darauf an, wofür ich den Chat nutze. Wichtig ist einfach, dass ich mich stets an die Prompt-Zauberformel halte. Als Vorzeigebeispiel nehme ich die Situation, dass ich in irgendeiner Rolle in ein laufendes Projekt eingegliedert werde und mich über die aktuelle Situation informieren möchte. Statt in den Kanälen alle Beiträge, Dateien, Aufgaben etc. durchzuforsten, frage ich einfach Copilot: ✨

 

Prompt 7

 

 

Copilot im Web und in Bing


Vor der globalen Veröffentlichung des M365-Copilot habe ich noch stark mit Copilot in Bing (ehem. Bing Chat Enterprise) gearbeitet. Dieses Tool nutze ich auch heute noch relativ oft, insbesondere wenn es darum geht, die KI in PDF-Dateien einzusetzen.


Prompt No. 8️⃣ | PDFs zusammenfassen


Ein solcher Use-Case ist, wenn ich in Projekten oder in einer Presales-Phase mich in ein Konzept einlesen muss. Aktuell kann ich PDFs noch nicht in Word übersetzen lassen via Copilot (Limitation), deshalb mache ich das über den Bing-Chat. Übrigens nutze ich diese Funktion auch für mein Studium, wenn es darum geht, mehrere Seiten eines Lehrmittels lesen zu müssen – da lasse ich mir die wichtigsten Punkte einfach zusammenfassen und ändere im Prompt einfach den Kontext. 📝

 

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Prompt No. 9️⃣ | Ausschreibung zusammenfassen


Eine weitere Situation, in dem ich Copilot in Bing nutze, ist wenn es um öffentliche Submissionen geht. Pflichtenheft und Anforderungsunterlagen sind oftmals im PDF-Format aufgeschaltet, diese gilt es in einem ersten Schritt zu überprüfen, ob eine Teilnahme an der Ausschreibung aus Sicht des Dienstleisters Sinn macht. Deshalb nutze ich Copilot, um mir wertvolle Zeit für die erste Überprüfung zu sparen. ⌚

 

Prompt 9

Prompt No. 1️⃣0️⃣ | Recherche


Wer kennt das nicht? Man muss sich in irgend ein Thema einarbeiten und muss dafür Recherchen anstellen. Bei mir ist das nicht anders. Bisher war immer die Google-Suchmaschine mein go-to, mittlerweile verwende ich Copilot im Web, um Informationen zu finden. Meine Prompts können sowohl einfache Fragestellungen sein, als auch komplexere, arbeitsrelevante Eingaben. Und gerade bei arbeitsrelevanter Recherche gilt es in Bezug auf Datenschutz etwas festzuhalten: Ich verwende für meine Recherche stets den «Web-Copilot», weil er direkt im Web groundet und nicht zuerst meine Daten als Quelle nutzt. Allerdings verwendet Microsoft hier die Prompts und Daten für das Training ihres LLM, deshalb ist hier bei der Eingabe des Prompts Vorsicht geboten! Ihr könnt zwar Kontext mitgeben (ihr solltet es auch!), aber achtet darauf, keine sensitiven Informationen wie Kundennamen oder Internas in den Prompt einfliessen zu lassen. Ein möglicher Prompt für die Recherche sieht bei mir folgendermassen aus: 🥸

 

Prompt 10

 

Wofür ich Copilot (noch) NICHT brauche 🚫


Es gibt einige Bereiche, in denen ich Copilot (noch) nicht nutze. Zum Beispiel schreibe ich meine E-Mails lieber selbst in Outlook, da ich das schneller und besser kann. Ich habe auch kein Interesse an einem Schreibcoaching für E-Mails, da ich in meinen Jugendjahren Journalismus studieren wollte, und auch schon den einen oder anderen Artikel in lokalen Zeitungen veröffentlichen durfte. Und für so kurze Texte wie E-Mails ist die Zeitersparnis gleich null, wenn ich mit manuellem Schreiben nicht sogar schneller bin! 📧


Ausserdem verwende ich Copilot in Excel nicht, weil ich andere Tools wie Power BI bevorzuge, um Daten zu bearbeiten. 📈 Ebenso habe ich mich bisher zurückgehalten, wenn es darum ging, einzelne Folien in PowerPoint von Copilot gestalten zu lassen. Da habe ich zu Beginn ein paar schlechte Erfahrungen gemacht aufgrund der aktuellen Limitationen und wurde seither nicht mehr wieder warm damit, trotz einiger «Gehversuche». 🤷🏻‍♂️


Ein bisschen peinlich ist es ja fast schon, aber auch Copilot in Loop habe ich noch nicht ausprobiert, da ich noch zu sehr an OneNote gewöhnt bin und mich hier weiterentwickeln muss. Ich muss mich noch dahinterknien, um konkrete Anwendungsfälle kennenzulernen, wie beispielsweise eine Agenda oder ganze Loop-Workspaces von Copilot generieren zu lassen. 💪🏼


Aus meiner Sicht liegt die grösste Power von Copilot for Microsoft 365 in Microsoft Teams, insbesondere bei Besprechungen. Da gibt es zahlreiche, tolle Funktionen, wie z.B. eine automatische Aufgabenverteilung, Erfassung der Agenda oder wenn man zu spät ins Meeting kommt, kann Copilot dir einen Überblick über Verpasstes verschaffen. Nur blöd, dass Copilot noch kein Schweizerdeutsch kann! Weil über 90% meiner Meetings werden auf Schweizerdeutsch gehalten und ich kann daher nicht von diesen absolut tollen Funktionen profitieren. Die automatische Transkribierung ist zwar aktiviert, aber da kommt nur Stuss bei raus! 😅


 

Tipps & Tricks 🚀


Ein absolut geniales Tool, das mir viel Zeit und Mühe spart, ist «Help me create» in Microsoft 365 Web. Damit kann ich mir auf Knopfdruck Prompt-Vorschläge für Texte, Präsentationen oder Tabellen generieren lassen, die auf meinen Ideen basieren. Ich finde dieses Standard-Tool richtig genial, wünsche mir aber, dass es auch bald in die Desktop-Version von M365 kommt oder schneller zugänglich gemacht wird. 🌟


Um gute Ergebnisse mit Copilot zu erzielen, halte ich mich an die Zauberformel, wie ein Prompt geschrieben werden muss: Ziel – Konkretisierung – Kontext – Quelle – Erwartungen. Dabei ist es wichtig, den Kontext klar zu beschreiben und die Erwartungen so konkret und präzise wie möglich zu formulieren – lieber zu viele als zu wenige. Über die Zauberformel habe ich bereits einen Blogbeitrag geschrieben: ➡️ https://www.fabiobonolo.com/post/prompt-engineering/


Ein weiterer wichtiger Punkt liegt darin, dass ihr eure Prompts auch wiederverwenden und speichern könnt. Dafür gibt es den Prompt Buddy, eine kostenlose Power App, die direkt in Microsoft Teams integriert ist. Hiermit könnt ihr eure Prompts speichern, kategorisieren und teilen. Alternativ könnt ihr auf die Verwaltung eurer Prompts in einer SharePoint Liste setzen. 🚀

 

Ich hoffe, dass ihr mit diesen Tipps und Tools eure Kreativität und Produktivität steigern könnt. Nun seid ihr dran: Was sind eure Lieblingsprompts für Copilot? Teilt sie gerne mit mir in den Kommentaren oder schickt mir eine Nachricht. Ich freue mich auf euer Feedback! 😃

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