Als Microsoft die neue KI-Lösung Copilot vor rund 1,5 Jahren das erste Mal angekündigt hat, waren viele gespannt auf die Kapazitäten der KI innerhalb von PowerPoint. Doch nach den ersten Monaten wurde rasch klar, dass hier noch sehr viel Optimierungspotenzial besteht. 🤷🏻♂️
Ich selbst habe es nicht wirklich hingekriegt, mit Word-Dateien eine anständige Präsentation generieren zu lassen. Nur mit exzessiven Prompting und ohne Quellenangabe hat mir Copilot gute Präsentationen generiert, allerdings war die Nachbearbeitungszeit gefühlt zu hoch, da es noch keine Vorlagen oder Bilder übernehmen konnte. Dazu hat Copilot in PowerPoint verhältnismässig stark «halluziniert», indem es wirklich auf die Tagesform angekommen ist und teilweise klare Anweisungen, wie z.B. die Bitte nach mindestens 10 Slides, nicht umsetzen konnte. Auch die fehlende Nachverfolgbarkeit und fehlende Strukturierungsoptionen waren ein Dorn im Auge. Entsprechend hatte ich ähnliche Feedbacks von Peers und Kunden, die nicht wirklich zufrieden waren mit der Funktionalität von Copilot in PowerPoint. 😞
Doch seit der Copilot Wave 2 im Oktober letzten Jahres gibt es eine neue Superpower für Copilot in PowerPoint, die all diese Probleme zu lösen scheint: Der Narrative Builder. Dieses Feature löst so ziemlich alle oben genannten Probleme, ohne dabei aber trotzdem noch die eine oder andere Macke zu haben. 😄 Hier in der Übersicht die Vorteile des neuen Narrative Builder, bevor ich dann in die Details abtauche. 🚀
➡️ Zugriff auf PowerPoint-Vorlagen und Bilder aus der SharePoint Online Asset Library
➡️ Strukturierungsoptionen nach dem Prompt, bevor die erste Folie generiert wurde
➡️ Zusätzliche Abschnitte mit Word- und PDF-Dateien erstellen
➡️ Bessere Bearbeitung von erstellten Präsentationen mit Copilot
Wie funktioniert der Narrative Builder? 💡
Im nachfolgenden Bildschirmvideo zeige ich euch, wie der Narrative Builder funktioniert, und wie ihr innert zwei Minuten eine so gute Präsentation hinbekommt, dass die Nachbearbeitung ein Klacks ist. Dafür verwende ich eine PowerPoint Vorlage im pptx. Dateiformat - der Narrative Builder übernimmt 1zu1 die Vorlage. Danach beschreibe ich euch die einzelnen Schritte, bevor ich zum Schluss auf die aktuellen Limitationen zu sprechen komme. 📹
Narrative Builder über den Copilot-Button starten
Statt wie üblich oben rechts in der Taskleiste Copilot aufzurufen, findet ihr den Narrative Builder direkt oberhalb einer Folie beim kleinen Copilot-Button. Dort müsst ihr zwingend auf die erste Option «Präsentation erstellen über...» anwählen, sonst öffnet sich das neue Fenster mit dem Narrative Builder nicht. ☝🏼
Prompten!
Den Prompt schreibt ihr direkt ins Eingabefeld. Dabei müsst ihr nicht den Satz von vorne beginnen sondern basierend auf dem Einstieg von Copilot weiterschreiben. 🖊️
Struktur anpassen
Der Narrative Builder generiert euch eine Struktur, die später in der Präsentation als einzelne Abschnitte dargestellt werden. Ihr könnt die vorhandene Struktur mittels Drag & Drop anpassen. 📄
Abschnitte hinzufügen
Fehlt euch etwas Bestimmtes in der Struktur, könnt ihr zwischen den Abschnitten über das + Symbol mittels Prompt einen weiteren Abschnitt hinzufügen. Im Eingabefeld könnt ihr mittels / zusätzlich Word-Dokumente aus eurem SharePoint als Quelle hinzufügen. 📂
Copilot generiert eure Präsentation
Ihr könnt jetzt live nachverfolgen, wie Copilot eure Präsentation generiert und seht die einzelnen Slides, die erstellt werden. Dies war zuvor nicht möglich. 🔄️
Präsentation bearbeiten
Die erstellte Präsentation wird euch standardmässig in der Sortierungsansicht angezeigt. In dieser Ansicht könnt ihr die Präsentation nur eingeschränkt bearbeiten. Um auf die bekannte Folienansicht zu kommen könnt ihr entweder unten rechts (wie im Video) oder oben in der Taskleiste unter «Ansicht» die normale Ansicht auswählen und die Präsentation wie gewohnt bearbeiten.
Mit Copilot interagieren
Nun könnt ihr über den «klassischen» Copilot oben rechts den KI-Assistenten aktivieren, um mit ihm über die Präsentation zu interagieren. Beispielsweise könnt ihr einer Folie ein passendes Bild hinzufügen. Positiv: Copilot hat Zugriff auf eure Asset Library und schlägt Bilder aus eurer Unternehmensdatenbank vor. Habt ihr keine Bilder in eurer Asset Library hinterlegt, greift Copilot auf die üblichen Archivbilder von Microsoft zu. ✨
Aktuelle Limitierungen ⛔
Während der Nutzung vom Narrative Builder sind mir einige Limitierungen aufgefallen, die ich intensiv getestet habe. Diese möchte ich euch hier auflisten, denn es ist wichtig für euch zu wissen, was Stand heute geht und was nicht. Stichwort «Erwartungsmanagement», wo ja Microsoft besonders stark ist... 😉
Anweisungen befolgen ⛔
Eine besonders nervige Schwäche konnte Microsoft trotz dem Narrative Builder noch nicht beheben: Copilot missachtet klare Anweisungen! z.B. promptet man, dass nur max. 20 Folien generiert werden sollen, woran sich der Copilot nicht hält (siehe Video unten ⬇️). Dasselbe gilt, wenn man ihn beispielsweise fragt, SmartArt-Designs anzuwenden. ☝🏼
Limitierungen der Datenquellen ⛔
Den ersten Prompt nach dem Öffnen des Narrative Builder ist nur als reine Texteingabe möglich. Es ist aktuell nicht möglich, gleich zu Beginn eine Word- oder PDF-Datei als Quelle anzugeben. Auch wenn dies während der Strukturierung mittels neuem Abschnitt möglich ist, so ist auch diese Funktion bisher eingeschränkt: Es können nur Word-Dateien hinzugefügt werden (keine PDFs) und auch generelle Datenquellen aus M365 können nicht hinzugezogen werden, wie beispielsweise im BizChat. ☝🏼
Bearbeiten von Abschnitten ⛔
Grundsätzlich finde ich das Generieren von Abschnitten als Struktur eine gute Sache. Jedoch würde ich mir wünschen, dass ich die KI-generierten Abschnitte auch bearbeiten kann. Aktuell ist es nur möglich, von Copilot generierte Abschnitte in der Strukturbearbeitung zu löschen. ☝🏼
Fehler beim Design 🤷🏻♂️
Vielleicht geht es nur mir so... in meiner Vorlage habe ich ausschliesslich weisse Schriftfarbe im Folienmaster hinterlegt. Trotzdem kriegt es Copilot hin, eine schwarze Schriftfarbe zu verwenden (man achte sich im Video). Hier bin ich unsicher, ob das eine Macke von Copilot ist, oder ich zu doof bin, eine richtige Vorlage zu verwenden. 😅 Jedenfalls ist mir dies aufgefallen und wollte das mit euch teilen. Wenn ihr hierzu Erfahrungen habt, gerne teilen! 🙏🏼
Fazit
Der Narrative Builder stellt eine massive Verbesserung von Copilot in PowerPoint gegenüber dem ersten Release dar. Er bietet Grundfunktionen, die wir uns schon von Beginn an gewünscht hätten. Das Design und auch der heutige Funktionsumfang sind sehr ansprechend und auch das Potenzial ist vielversprechend. Aus diesen Gründen ist es für mich zurecht die neue Superpower, denn es war jetzt wirklich noch nie so leicht, PowerPoint-Präsentationen zu gestalten. Die Macken sind zwar unübersehbar, trotdzem bleibe ich guten Mutes, insbesondere deswegen, weil der Narrative Builder erst seit drei Monaten (November 2024) livegeschaltet ist. 👏🏼
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