Copilot & Brand Kit: Endlich gute PowerPoints!
- Fabio Bonolo
- 6. Juli
- 7 Min. Lesezeit
Microsoft hat in den letzten Wochen ein grösseres Update rund um Copilot in PowerPoint veröffentlicht. Und ehrlich gesagt: Darauf haben wir alle sehr, sehr lange gewartet. ⌛
Ihr kennt vermutlich die Herausforderungen mit Copilot in PowerPoint: Zwar kann Copilot Unternehmensvorlagen, Logos, Farben und Bilder durch die Verbindung zur Organization Assets Library (OAL) schon lange berücksichtigen, die grösste Einschränkung lag jedoch bei der eigentlichen Foliengestaltung. 🎨
Copilot war primär darauf ausgelegt, Text- und Bildplatzhalter zu befüllen. Grafische Layouts wie Prozessdarstellungen, Zeitachsen, Frameworks oder moderne Datenvisualisierungen wurden dagegen nur sehr eingeschränkt genutzt. Dadurch entsprachen die Präsentationen zwar dem Corporate Design, erreichten aber häufig nicht die visuelle Qualität und Vielfalt professionell gestalteter Kunden-, Workshop- oder Management-Präsentationen. 😅
Mit dem umfassenden Update, wie Copilot in PowerPoint funktioniert und wie es auf euer Corporate Design zurückgreift, haben sich diese Challenges wie in Luft aufgelöst! Nach meinen ersten Tests kann ich sagen:
Das Endresultat entspricht endlich einer Präsentation, mit der ich persönlich auch direkt in einen Kundenworkshop gehen würde – sowohl inhaltlich als auch visuell.
In diesem Blogartikel werfen wir einen technischen Blick hinter die Kulissen und schauen uns an, wie Microsoft das Problem gelöst hat. 👀
Die Komponenten
Statt lediglich Inhalte zu generieren, kann Copilot jetzt deutlich besser verstehen, wie eine Präsentation aussehen soll. Genau hier kommen vier Komponenten ins Spiel:
Governance & Setup
Brand Kit
Copilot-ready PowerPoint Templates
"Bearbeiten"-Modus im Copilot-Chat in PowerPoint
Schauen wir uns die einzelnen Komponenten im Detail an:
👉🏻 Schritt 1:
Governance zuerst: Wer darf überhaupt die Marke verwalten? 🛡️
Brand Managers Sicherheitsgruppe👩🏻💼👨🏻💼
Bevor man über Logos, Farben oder Vorlagen spricht, muss definiert werden, wer die Marke verwalten darf. Microsoft führt dafür schon länger die Rolle der sogenannten Brand Manager. Diese wird über eine Mail-enabled Security Group im M365 Admin Center sowie eine entsprechende Cloud Policy konfiguriert. Brand Manager erhalten erweiterte Berechtigungen, um zentrale Markenressourcen verwalten zu können. 🔓
Die Aktivierung selbst erfolgt über die Microsoft 365 Cloud Policies (config.office.com), kann entweder als eigene Policy eingerichtet werden oder in der Policy für alle Users eingebettet werden (was ich übrigens empfehle). Die Einstellung "Elevated role for enterprise brand managers" muss dafür konfiguriert (aktiviert) werden und die Mail-Adresse der zuvor eingestellten Sicherheitsgruppe wird hinterlegt. Nach Veröffentlichung der Policy benötigt es einige Zeit bis zur vollständigen Bereitstellung.
Die Organizational Asset Library (OAL) bleibt das technische Fundament
Einer der wichtigsten Bausteine des gesamten Konzepts ist die Organizational Asset Library (OAL) in SharePoint. Die OAL bildete schon bisher das technische Fundament für die Bereitstellung von Vorlagen und Unternehmensassets für Copilot in PowerPoint. Microsoft unterscheidet dabei zwischen zwei Bibliothekstypen:
Die Office Template Library dient als zentrale Ablage für sämtliche Office-Vorlagen (PowerPoint, Word, Excel). Die Vorlagen erscheinen direkt in den Office-Applikationen und können von Copilot automatisch verwendet werden. Hingegen die Image Document Library enthält ausschliesslich Bilddateien (JPG, PNG) wie Logos, Icons, Unternehmensbilder und weitere Marketing-Assets. Wichtiger Hinweis: Microsoft empfiehlt grosse Bildbestände (min. 1'000 Bilddateien) sowie die Verwendung von Metadaten in den Bilddateien (Titel-Tag), damit Copilot passende Inhalte besser identifizieren kann. 🖼️
Die beiden OAL werden mittels PowerShell aktiviert, wobei die Image Document Library noch separat mit Copilot verbunden werden muss, während die Office Template Library automatisch "verbunden" ist.
Office Template Library cmdlet
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl <URL> -ThumbnailURL <FotoURL> -OrgAssetType OfficeTemplateLibraryImage Document Library cmdlet
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl <URL> -ThumbnailURL <FotoURL> -OrgAssetType ImageDocumentLibrary -CopilotSearchable $True👉🏻 Schritt 2:
Das Brand Kit als neues Markenzentrum 🎨
Der wahrscheinlich interessanteste Bestandteil des neuen Updates ist das Brand Kit. Microsoft baut damit etwas auf, das viele Designteams seit Jahren fordern: Einen zentralen Ort für sämtliche Markeninformationen. Das Brand Kit wird in der Copilot App im "Erstellen"-Menü eingerichtet. Die nachfolgende Visualisierung erläutert, welche Elemente ein Brand Kit enthalten kann und wie es einzelnen Usern sowie der Organisation zur Verfügung gestellt werden kann:
Ein wichtiger Punkt des Brand Kits ist die Integration der OAL: Unter "Vorlagen" können die PowerPoint-Vorlagen direkt aus der OAL bezogen werden, dasselbe unter dem Reiter "Bilder". Warum ist dieser Punkt wichtig? Weil die Dateien nicht ins Brand Kit hochgeladen werden! PowerPoint-Vorlagen, Bilder, Logos und Icons bleiben weiterhin in den Organizational Asset Libraries gespeichert. Das Brand Kit referenziert diese Inhalte nur und fungiert als zentrale Verwaltungsschicht darüber. Dadurch bleiben alle Assets zentral in SharePoint gespeichert und müssen nur einmal gepflegt werden. ✅
Eine weitere coole Neuerung: Wenn ihr unternehmensspezifische Brand Guidelines als PDF-Dokument habt, dann könnt ihr dieses in das Brand Kit hochladen und Copilot füllt die einzelnen Elemente innerhalb von wenigen Sekunden automatisch aus. Absolutely Mindblowing! 🤯
👉🏻 Schritt 3
Die eigentliche Magie: Copilot-ready PowerPoint Templates
Jetzt kommen wir zum entscheidenden Teil: Die richtige PowerPoint Vorlage. Denn die Qualität der Copilot-Präsentationen hängt massiv von der Qualität eurer Vorlage ab.
Microsoft spricht intern zwar von Templates, technisch betrachtet geht es jedoch vor allem um die verfügbaren Layouts innerhalb der Präsentation, welche eine Vorlage erst "Copilot-ready" macht. Die nachfolgende Visualisierung erläutert, welche Art von Layouts in der Masterpräsentation (Masteransicht) hinterlegt sein sollten und wie diese von Copilot verwendet werden. WICHTIG: Layouttitel unbedingt in Englischer Sprache verwenden! 🗣️
Was Copilot tatsächlich analysiert
Seit Anbeginn an war es so, dass Copilot hauptsächlich den Folienmaster direkt aus der abgelegten Datei in der OAL analysiert. Mit dem aktuellen Update wird jedoch deutlich, dass Microsoft einen anderen Weg verfolgt. Denn neu müssen in der PowerPoint-Vorlage selbst sogenannte "Sample Slides", also Beispielfolien, hinterlegt werden. Die Sample Slides sind die primäre Quelle für Copilot in PowerPoint, um eine On-Brand Präsentation erstellen zu können. Dabei analysiert Copilot folgende Aspekte der Beispielfolien:
Layouts
Platzhaltertypen
Platzhaltergrössen
Objekte
Inhaltsdichte
Erst wenn zu wenige Beispiel-Folien vorhanden sind, greift Copilot auf den Folienmaster zurück. Das führt dann tendenziell zu generischeren Ergebnissen. Das ist ein entscheidender Unterschied. Meine Empfehlung: 👇🏻
Baut bewusst hochwertige Beispiel-Folien in deine Unternehmensvorlage ein. Je besser diese Folien sind, desto besser werden auch die von Copilot generierten Präsentationen.
Drei Geheimtipps für bessere Resultate 🤫
1. Bildplatzhalter nicht ausfüllen
Wenn ihr im Folienmaster Bildplatzhalter habt, dann füllt diese in den Beispielfolien auf keinen Fall aus! Copilot übernimmt leider die hinterlegten Bilder und schreibt inhaltlich etwas komplett zusammenhangloses zum Bild dazu. 🖼️
2. Icons gezielt nutzen
Nutzt Icons in den Beispielfolien in Elementen, wo sie Sinn machen. Auch hier wichtig: Nicht Bildplatzhalter füllen, sondern einfach Icons/Piktogramme in die Folie hinzufügen. Copilot erkennt eure Absicht und fügt zum Inhalt passende Icons automatisch an der Stelle hinzu, wo ihr sie in der Beispielfolie positioniert habt. ✨
3. Überlappungen vermeiden
Designelemente dürfen verwendet werden, sollten aber nicht mit Platzhaltern überlappen. Dadurch kann Copilot den verfügbaren Inhalt korrekt interpretieren. ✅
👉🏻 Schritt 4
Der richtige Prompt: "In Copilot bearbeiten"
Am Ende kombiniert Copilot mehrere Quellen und erstellt daraus neue Folien direkt in PowerPoint. Microsoft beschreibt das Ziel dabei ausdrücklich als "On-Brand-Folien", welche Logos, Farben und Brand Voice berücksichtigen sowie wiederverwendbare Präsentationen erzeugen. Der zentrale Punkt dabei: Agenda, Grafiken, Prozesse, Timelines & Co. werden 1:1 durch Copilot abgegbildet. Für mich ist genau das der eigentliche Durchbruch. 🚀
Wir bewegen uns weg von: "Copilot füllt Platzhalter aus" hin zu: "Copilot orientiert sich an echten Beispiel-Folien und erstellt Präsentationen, die dem Unternehmensstandard und der gewünschten visuellen Qualität entsprechen."
Die Tücken des "In Copilot bearbeiten" Modus
Grundsätzlich erreicht Microsoft mit diesem Update einen Meilenstein. Trotzdem gibt es beim Generieren einer PPT-Präsentation noch die eine oder andere "Hürde", in diesem Fall der "In Copilot bearbeiten" Modus (ehem. "Agent Mode"). Hier müsst ihr drei hochrelevante Punkte beim Generieren eurer Präsentation berücksichtigen:
1. Brand Kit aktiv auswählen
Im Prompt-Fenster müsst ihr zwingend das Marken-Kit aktiv auswählen, ansonsten übernimmt es Copilot nicht automatisch und erstellt generische Präsentationen. Teilweise (je nach Tagesform 😅) fragt er aktiv nach dem gewünschten Brand Kit, aber darauf würde ich mich nicht verlassen. 🎨
2. Copilot stellt Rückfragen
Hier etwas Positives: Ist euer Prompt nicht genau genug (was in 90% der Fälle eintrifft), stellt Copilot nach ein paar Sekunden Denkzeit Rückfragen. Diese erscheinen in einer kleinen Multiple-Choice Maske, die ihr auszufüllen habt. ⁉️
3. Lange, wirklich lange Wartezeiten einrechnen
Hier geht Microsoft den klassischen Weg: Qualität vor Schnelligkeit. Meine Tests zeigen, dass man beim Generieren von PPT-Präsentationen viiiiel Geduld haben muss. Je nach Komplexität, Inhalt und Länge der Präsentation müsst ihr mit 5 - 45 Minuten Durchlaufzeit rechnen. Ihr seht auch im Screenshot unten (das Endresultat), dass Copilot 66(!) Denkschritte benötigte, um eine relativ einfache Präsentation mit ca. 15 Folien zu erstellen. ⏳
Der Vorteil: Ihr müsst nicht "warten", bis Copilot die Präsentation erstellt hat. Ihr könnt ganz normal weiterarbeiten, ja selbst PowerPoint in anderen Präsentationen nutzen, und Copilot arbeitet im Hintergrund ganz normal weiter. Stellt Copilot nochmals Rückfragen oder hat die Präsentation generiert, werdet ihr mit einem Blinken im Desktop-Icon unten in der Windows-Taskleiste darauf aufmerksam gemacht. 🔔
Nachfolgend findet ihr einen Screenshot einer Präsentation, die Copilot mit dem neuen Setup für mich gemacht hat. Ich habe mich an die Schritte gehalten und KEINE NACHBEARBEITUNG in der Präsentation vorgenommen (ehrlich jetzt!). Das Resultat ist schon eine andere Liga als vor ein paar Wochen, nicht wahr?! 🤩
Mein Fazit 🎯
Ich halte dieses Update für einen der bedeutendsten Updates von Microsoft 365 Copilot im Bereich Wissensarbeit. Endlich können wir mit gutem Gewissen sagen, dass Copilot in der Lage ist, richtig gute Präsentationen zu generieren. Copilot generiert nicht nur Inhalte, sondern versteht auch deutlich besser, wie hochwertige Unternehmenspräsentationen aufgebaut sind. Und das ist letztlich genau das, was bisher gefehlt hat. 💡
Nach meinen Tests sind die erzeugten Präsentationen erstmals auf einem Niveau, bei dem ich nicht mehr das Gefühl habe, jede Folie komplett neu gestalten zu müssen. Stattdessen erhalte ich einen sehr soliden ersten Entwurf, den ich in vielen Situationen direkt für Workshops, Kundenpräsentationen oder Management-Meetings weiterverwenden kann. 🔄️
Was mich persönlich auch überzeugt ist die native Integration von Governance und Berechtigungen sowie die sinnvoll gestaltete Referenzierung der OAL in unsere Markenwelt. Ganz klar: Für mich persönlich ist das bislang einer der spannendsten Copilot-Schritte des Jahres. 🚀
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