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Der Facilitator Agent: Die Magie KI-generierter Notizen und ihre Auswirkungen

Autorenbild: Fabio BonoloFabio Bonolo

In den letzten Jahren hat sich Microsoft Teams als zentrale Kollaborationsplattform nicht nur etabliert, sondern wurde von Microsoft kontinuierlich weiterentwickelt, insbesondere mit Blick auf KI-Funktionen vom M365 Copilot. An der Microsoft Ignite im vergangenen November wurden mehrere «out-of-the-box» Copilot Agents angekündigt, welche teilweise im Public Preview erschienen sind und teilweise noch nicht ausgerollt wurden. Einer davon: Der Facilitator Agent. 👨🏻‍💼


In diesem Blogbeitrag werfe ich einen detaillierten Blick auf die Funktionen des Facilitator Agent, der sowohl in Teams-Chats als auch in Teams-Meetings darauf spezialisiert ist, automatisch mitzuhören und mitzuschreiben. In diesem Kontext schaue ich auch auf die heutigen Governance-Möglichkeiten, aktuelle Limitationen des Public Preview und analysiere die Relevanz und Zukunft von OneNote im Kontext dieser Entwicklungen von KI-generierten Notizen. 💡


 

Facilitator in Teams-Chats 💬


Der Facilitator Agent ist ein Kommunikationsagent, der in internen Teams-Chats zur Verfügung steht. Basierend auf den Eingaben im Chat und dem zugrundeliegenden LLM erstellt der Facilitator Notizen, und generiert eine automatische Zusammenfassung des Chatverlaufs. Dabei aktualisiert der Facilitator kontinuierlich seine Notizen, um den Fortschritt der Diskussion zu widerspiegeln. 🚀


Diese KI-generierten Notizen werden wie Teams-Chatnachrichten behandelt und entsprechend in der jeweiligen persönlichen Exchange Mailbox des Benutzenden abgelegt. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit den Facilitator als Endanwendender zu deaktivieren oder ihn aus Admin-Perspektive für bestimmte Benutzer oder Gruppen einzuschränken. ⛔


Der nachfolgende Screenshot zeigt die Funktionalität vom Facilitator Agent ⬇️


Legende

  1. Zu Beginn des Chatverlaufs wird der Facilitator Agent automatisch aktiviert

  2. Über das Symbol neben dem Copilot-Icon öffnen sich die KI-generierten Notizen

  3. Hier werden die KI-generierten Notizen vom Facilitator angezeigt

  4. Über diesen Toggle kann der Facilitator für diesen Chat vom End-User deaktivert werden


 

Facilitator in Teams-Meetings 💻


In Teams-Meetings sorgt der Facilitator Agent für eine organisierte und effektive Zusammenarbeit, indem er die Notizen des Meetings automatisiert. Um den Facilitator zu aktivieren, empfehle ich euch gleich beim Aufsetzen des Meetings die KI-generierten Notizen zu aktiveren. Dadurch wird eine Loop-Komponente erstellt, welche im persönlichen OneDrive im Ordner «Meetings» des Organisators abgelegt wird.


Legende

  1. Über den Toggle rechts die KI-generierten Notizen aktivieren

  2. Es entsteht automatisch eine Loop-Komponente, die bei Bedarf als Meeting-Vorbereitung manuell ausgefüllt werden kann



Während des Meetings erfasst der Facilitator Agent in Echtzeit die besprochenen Punkte und aktualisiert die Notizen kontinuierlich. Diese KI-generierten Notizen basieren auf der Diskussion während des Meetings, erscheinen auf der rechten Seite des Meeting-Fensters und werden alle paar Minuten entsprechend dem Gesprächsverlauf aktualisiert. Alle internen Teilnehmende können die Notizen manuell bearbeiten und ergänzen. Der Facilitator schreibt aber nicht nur mit, sondern generiert auch Folgeaufgaben und Aktionen, die für alle internen Meeting-Teilnehmer sichtbar sind.📋


Legende

  1. Das «Notizen» Symbol in der Meeting-Registerkarte anklicken

  2. Es öffnet sich die Loop-Komponente, worin der Facilitator seine Notizen verfasst



Nach dem Meeting erscheinen die Notizen des Facilitators im Intelligent Recap (welches nach Abschluss des Meetings im Meeting-Chat automatisch erscheint), welche die Teilnehmenden einsehen, überprüfen und weiter bearbeiten können. Diese Funktion stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen und Entscheidungen aus dem Meeting festgehalten und leicht zugänglich sind. 📝


Legende

  1. Im Meeting-Chat auf das Register «Recap» klicken

  2. In der Tableiste mit den diversen Recap-Funktionen auf «Notizen» klicken

  3. Es öffnet sich die Loop-Komponente mit den Notizen des Facilitators, welche die Meeting-Teilnehmenden manuell anpassen können


Somit wird klar, dass der Facilitator Agent Meetings entlang des ganzen Meeting-Zyklus von der Vorbereitung bis zur Nachbearbeitung nicht nur produktiver, sondern auch effizienter gestaltet, indem er sicherstellt, dass sich die Teilnehmenden auf das Gespräch konzentrieren können, dadurch trotzdem keine wichtigen Details verloren gehen und alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind. 🚀


 

Governance 🔄️


Um eine hohe Qualität und Datensicherheit des Facilitator Agents zu gewährleisten gibt es Governance-Lösungen aus Microsoft Purview, die angewendet werden können. Hier ein Überblick:


  • Auditierung: Die KI-generierten Notizen werden innerhalb eures Tenants getrackt und erscheinen im Data Security Posture Management (DSPM, ehemals Purview AI Hub) zu eurer Nachverfolgung. Ebenfalls wird eDiscovery für den Facilitator Agent unterstützt


  • Retention Policies: Sowohl für Notizen im Teams-Chat, wie auch für die Notizen in Meetings könnt ihr Retention Policies hinterlegen, welche automatisiert nach einer von euch definierten Zeit die Notizen archivieren oder löschen.

    • Für Chat-Notizen benötigt es eine Retention Policy für Teams-Chats

    • Für Meetings-Notizen müsst ihr eine Policy für OneDrive erstellen, da die KI-generierten Notizen wie oben beschrieben als .loop im persönlichen OneDrive des Meeting-Organisators abgelegt werden


 

Aktuelle Limitationen ⛔


Obwohl der Facilitator Agent vielversprechend ist, gibt es einige Limitationen, die beachtet werden sollten. Jedoch liegen diese Limitationen aktuell hauptsächlich am Umstand, dass sich der Agent derzeit im Public Preview befindet. ☝🏼


  • Keine Chats und Meetings mit Externen: Derzeit werden KI-generierte Notizen in Chats und Meetings mit externen Teilnehmenden nicht unterstützt.


  • Limitierung von Meeting-Policies: Diverse organisationsweite Meeting-Richtlinien wie z.B. Wasserzeichen werden nicht auf KI-generierte Notizen in Teams-Meetings angewendet.


  • Sensitivity Labels: Meeting-Notizen des Facilitators erben nicht das Sensitivity Label der Besprechung; diese kann jedoch später manuell auf der Loop-Komponente der Notizen hinterlegt werden.


 

Ausblick: Wie relevant bleibt OneNote in Zukunft?


OneNote hat sich über die Jahre als Tool für persönliche und teamorientierte Notizen sowie für Meetingprotokolle etabliert. Mit dem Aufkommen des Facilitator Agents hat sich mir zwangsläufig die Frage gestellt, was denn wohl mit OneNote passieren wird? Ich habe mir recht schnell eine Meinung gebildet, bin aber trotzdem auf die Suche nach Antworten vonseiten Microsoft auf diese Frage gegangen und bin tatsächlich auf diesen M365 Insider Blogartikel vom 10. Januar 2025 gestossen: ⬇️


In diesem Blogartikel wird auf die Entwicklung von OneNote eingegangen und insbesondere die Neuerungen von 2024 erläutert. Die wichtigsten Punkte sind die Integration von Copilot, verbesserte Meeting-Erfahrungen, erweiterte Handschrift- und Zeichenfunktionen sowie verschiedene neue Produktivitätsfunktionen. Die Kernaussage zur Zukunft von OneNote im Blog ist, dass das Tool durch kontinuierliche Innovationen und die Integration von KI-Funktionen weiterhin relevant bleibt und auch in Zukunft eine wichtige Rolle in der digitalen Arbeitswelt spielen wird.


Für mich persönlich hängt die Frage, wie lange OneNote noch überleben wird, stark von der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Integration neuer Technologien ab. Solange Microsoft weiterhin in die Verbesserung von OneNote investiert und es nahtlos in Microsoft 365 integriert, wird OneNote eine wichtige Rolle in der digitalen Arbeitswelt spielen.


Ein Blick auf die Roadmap zeigt jedoch ein etwas anderes Bild (siehe hier: Microsoft 365 Roadmap | Microsoft 365). Zwar ist für die nächsten Monate vorgesehen, dass beispielsweise Copilot Pages in OneNote integriert werden sollen, darüberhinaus sieht es aber ziemlich karg aus. Ich bin auf jeden Fall sehr gespannt auf die weitere Entwicklung von OneNote und tue mich derzeit schwer mit einem einigermassen verlässlichen Blick in die Kristallkugel. 🔮


 

Fazit 💡


Der Facilitator Agent in Microsoft Teams bietet spannende Möglichkeiten zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Chats und Meetings und scheint ein echter Effizienzbooster zu sein. Trotz der oben genannten Limitationen bin ich persönlich begeistert von der Funktionsweise, insbesondere weil es ein jahrelanges Problem bezüglich Aufmerksamkeit und mühsamen Multi-Tasking löst. Auch das ewige Scrollen in einem Chat wird mit dem Facilitator obsolet. OneNote scheint dabei ein wichtiger Bestandteil dieser Entwicklung zu bleiben und sollte durch kontinuierliche Innovationen auch in Zukunft relevant bleiben. 🚀

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