Was hinter dem ganzen Hype steckt

Mit den Ankündigungen aus der Copilot Wave 2 hat Microsoft ein neues Feature namens «Copilot Pages» vorgestellt. Damit kann eine vom M365 Copilot generierte Antwort als separate Seite («Canvas») geöffnet, geteilt und bearbeitet werden. Die Copilot Pages haben in der Community für viel Aufsehen gesorgt. Zahlreiche Community-Leaders und MVPs haben in Windeseile die Pages getestet und ihre Erkenntnisse mit der breiten Masse geteilt. An dieser Stelle ein grosses Dankeschön an Christoph Twiehaus für die absolut genialen Erklärungen und technischen Hintergründen der Copilot Pages. 👏🏼

Ich selbst habe mich in den letzten Tagen bewusst zu diesem Thema zurückgehalten und versucht, eine etwas weniger «funktionale» Perspektive auf die Copilot Pages einzunehmen. Insbesondere ging es mir darum zu verstehen, wie dieses neue Feature in der Praxis Anwendung finden könnte und was die Vor- und Nachteile sind, basierend auf dem heutigen technischen (Wissens-)Stand. Dabei sind mir einige interessante Aspekte aufgefallen, die ich in diesem Blogartikel näher betrachten möchte. 🔍

Was sind Copilot Pages und wie funktionieren sie?

Copilot Pages ist ein brandneues Feature vom M365 Copilot Business-Chat (BizChat). Um eine Copilot Page zu erstellen, beginnt man im BizChat mit einem Prompt, der eine Antwort von Copilot generieren soll. Zum Beispiel könnte man eine Projektübersicht für ein bestimmtes Projekt anfordern. Nachdem Copilot eine Antwort generiert hat, enthält diese einen Button mit der Aufschrift «In Pages bearbeiten». Klickt ihr auf diesen Button, öffnet sich die Copilot Page, die ihr weiter bearbeiten könnt. 📄

Diese geöffnete Copilot Page ist «technisch» eine Loop-Komponente, weshalb auch Funktionen, die wir bereits schon aus Microsoft Loop kennen, ebenfalls integriert sind. Beispielsweise kann mit der Slash-Funktion / ein Loop-Block erstellt werden oder mit dem @-Symbol Personen notifiziert oder Dateien hinzugefügt werden. Ebenfalls kann die Copilot Page in der Loop-App und Loop im Web geöffnet sowie mit internen und externen Personen geteilt werden. 📨

Ausserdem bringt Copilot Pages sämtliche Vorteile von Loop-Komponenten mit sich: Man kann sie in M365-Apps wie Teams, Outlook oder OneNote integrieren und in Echtzeit zusammenarbeiten. Ausserdem wird die Copilot Page ziemlich schnell in den M365 Copilot Datenbestand aufgenommen und man kann mittels Prompt auch darauf referenzieren. 💾

Auf den ersten Blick mag es so erscheinen, als seien Copilot Pages eine bahnbrechende Neuerung. Sieht ja auch ziemlich cool aus, oder?! Doch bei genauerer Betrachtung offenbart sich, dass es sich im Kern um nichts anderes als eine Loop-Komponente handelt, die lediglich mit einer vom M365 Copilot generierten Antwort gestartet wird, statt mit den herkömmlichen, leeren Loop-Komponenten, die manuell initiiert werden. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass eine Copilot Page (oder eben Loop-Komponente) bereits mit einer vordefinierten Struktur und Inhalt startet, das durch Copilot bereits generiert wurde. 🤖

Der Titel der Copilot Page setzt sich aus den ersten Worten deines ursprünglichen Prompts zusammen (echt jetzt?!), jedoch könnt ihr den Titel, sowie auch das Erscheinungsbild wie Banner und Icon in der Loop-App jederzeit ändern. Diese Seiten werden als Loop-Komponenten in den M365 Apps verwendet, erscheinen auch in der Loop-Anwendung selbst und können in beliebige Loop-Workspaces integriert werden. Allerdings wird nicht die Page selbst, sondern eine verlinkte Kopie in das Workspace integriert. Die verlinkte Kopie der Copilot Page kann im Workspace gelöscht werden, allerdings kann die Page selbst, egal von welchem User-Interface aus, nicht gelöscht werden. ⛔

Mangelnde Governance

Und genau das ist ein erstes Zeichen für ein besonders auffälliges Merkmal der Copilot Pages: Die eingeschränkten Governance-Möglichkeiten. Dass eine Copilot Page derzeit nicht von Usern gelöscht werden kann, wird zwangsläufig zu einem Chaos an persönlichen und geteilten Pages führen. Ausserdem stellt sich ziemlich schnell die Frage, ob ich denn als Administrator die Page löschen oder auf irgendeine Weise sonst verwalten kann? 🤔

Die Antwort lautet: Nein. Sämtliche Copilot Pages werden in einem neuen User-owned SharePoint Embedded Container gespeichert, dabei gibt es jeweils (nur) einen Container pro Benutzer. Alle Inhalte sämtlicher Copilot Pages gehen auf das Tenant-weite Speicherkontingent von SharePoint Online. Da die Copilot Pages in einem SharePoint Embedded Container liegen, haben Administratoren keinen Zugriff darauf, um Einstellungen wie z.B. Berechtigungsstufen und Freigaben vorzunehmen. Diese werden von ursprünglichen Benutzerrechten übernommen. 🔒

Liegt die Lösung in Microsoft Purview?

Ein möglicher erster Ansatz zur Bewältigung dieser Governance-Probleme ist der Einsatz von Sensitivity Labels. Dabei können sowohl Group Labels auf Stufe Loop-Workspace (❗wo aber nur eine Copilot Page-Kopie liegt), wie auch Item Labels für Dateien auf Stufe Loop-Komponenten (also für die Copilot Page selbst) angewendet werden. Dadurch lassen sich zumindest anwenderfreundliche Sicherheitsrichtlinien und Zugriffskontrollen definieren, die die unkontrollierte Verbreitung von Copilot Pages verhindern können. 🛡️

Da mit SharePoint Embedded eine relativ neue Technologie als Ablageort gewählt wurde (Veröffentlichung Mai 2024) ist auch noch relativ wenig über mögliche Compliance- und Governance-Konfigurationen bekannt. Ob beispielsweise Retention Policies für die automatische Archivierung oder Löschung von Dateien möglich ist, wird sich noch zeigen müssen. Für mich ist aber klar, dass das Thema «Governance für Copilot Pages» nicht standardmässig mitgeliefert wird, sondern stark mit Microsoft Purview verbunden ist und ihr euch vertieft über die Lösungen darin auseinandersetzen solltet. 📖

Was ich euch auf jeden Fall empfehle, ist dass ihr euch zuerst mal mit den Governance-Funktionen von Microsoft Loop auseinandersetzt. Diese sind von Copilot Pages 1-zu-1 geerbt worden (wie z.B. die vorhandene Versionierung). 💡

➡️ Zusammenfassung der Governance-, Lebenszyklus- und Compliancefunktionen für Loop

Wo haben Copilot Pages einen Impact im Arbeitsalltag?

Bei dieser Frage habe ich mir echt den Kopf zerbrochen. 🤯 Da ich mich selbst (leider) noch zu wenig mit Loop selbst beschäftigt habe, kann ich auch nicht aus Erfahrungswerten berichten. Jedoch habe ich zwei Herangehensweisen identifiziert, welche ich mit euch teilen möchte:

1️⃣ Copilot Use-Cases als Basis

In diesem Fall basieren die Anwendungsfälle für Copilot Pages auf den grundlegenden Prinzipien des M365 Copilot-Vorgehens, welche Persona, Tätigkeit und Use Case für den M365 Copilot BizChat involvieren. Denn wie wir gelernt haben, kommt Copilot Pages erst zum Tragen, wenn eine Copilot-Response aus dem BizChat dafür verwendet wird. Jedoch bedarf es danach noch weiterführende Überlegungen, wie die generierte Loop-Komponente im konkreten Use Case einen Mehrwert schaffen kann. 📈

2️⃣ Use Cases für Microsoft Loop

Eine alternative Herangehensweise wäre, die Anwendungsfälle für den M365 Copilot komplett aussen vor zu lassen und sich zunächst darauf zu konzentrieren, wie und wem die Nutzung von Loop helfen kann. Wenn ich mich bei Kunden umhöre und mit anderen Community-Leadern und MVPs sprechen, dann hat sich Loop in den Unternehmen noch nicht wirklich durchgesetzt. Entsprechend sollte man hier klassisch mittels Requirements Engineering vorgehen und den konkreten Nutzen von Loop-Komponenten in verschiedenen Szenarien evaluieren. 🪢

Fazit: Microsoft und der Push für Loop

Es wird immer deutlicher, dass Microsoft sehr viel in Loop investiert, um es als ein zentrales Kollaborationselement innerhalb der M365-Suite zu etablieren. Dies wirft die Frage auf, wie ihr euch konzeptionell auf diese Entwicklung vorbereiten könnt. Es wird Zeit, sich intensiv mit den Möglichkeiten und Herausforderungen von Loop auseinanderzusetzen und entsprechende Strategien zu entwickeln. 🚀

Während der Hype um die Copilot Pages gerechtfertigt erscheinen mag, so habe ich persönlich erkannt, dass es sich hierbei im Wesentlichen nicht um eine bahnbrechende KI-Innovation, sondern um eine (auf dem ersten Blick) smarte Weiterentwicklung von Microsoft Loop handelt. Denn die Copilot Pages erachte ich weniger als ein neues Feature von M365 Copilot, sondern vielmehr eine Erweiterung - oder besser gesagt - Integration der Loop-Funktionalität innerhalb von M365 Copilot. Damit zu arbeiten macht mir persönlich sehr viel Spass und ich glaube auch, dass ihr und eure Mitarbeitenden Freude daran haben werdet. Die wahren Herausforderungen liegen aber wie so oft in der Governance, der Absicherung und einer im Alltagskontext sinnvollen Nutzung von Copilot Pages. Es bleibt abzuwarten, wie sich die Situation entwickelt, doch eines ist sicher: Microsoft pusht Loop, und Copilot Pages sind ein klares Zeichen dafür. ☝🏼