Texte auf Steroiden 💪🏼
Microsoft Word gilt seit Jahrzehnten als unverzichtbares Werkzeug in Büros und Haushalten weltweit. Dank der Integration von Copilot for Microsoft 365 erlebt Word seit einigen Monaten ein beeindruckendes Revival. Copilot bringt eine Vielzahl von Funktionen zur Textgenerierung und -bearbeitung mit sich, die das Arbeiten in Word auf ein völlig neues Niveau heben.
Wenn ich jeweils Texte von einer Generativen KI erstellen lassen möchte, dann gibt es für mich persönlich jeweils drei Optionen: Microsoft Copilot (Web), ChatGPT oder M365 Copilot in Word. Insbesondere wenn es um komplexere Inhalte geht, erzielt Copilot in Word für mich die besten Resultate - und das schon vor der Wave 2! Jetzt, da GPT-4o als LLM den M365 Copilot betreibt, ist die Wahl von Copilot in Word für das Generieren von (komplexen) Texten für mich ein No-Brainer. 😮
In diesem Blogartikel möchte ich euch aber auch die weiteren, genialen Funktionen von M365 Copilot in Word anhand von Bildschirmvideos vorstellen und euch auch erläutern, wie ich persönlich Copilot in Word im Alltag nutze. 💡
Erstellen und Bearbeiten von Text✍️
Microsoft Word war schon immer dafür da, Texte in irgendeiner Form zu erstellen. Seien es journalistische Artikel, IT-Konzepte oder eine Semesterarbeit für das Studium. Dieses Erstellen und Bearbeiten von Text war immer mit grossem, manuellen Aufwand verbunden. Dank dem Microsoft 365 Copilot ist es euch möglich, qualitativ hochwertige Texte in massiv schnellerer Zeit zu gestalten, zu überarbeiten und zu finalisieren. Die Faustregel ist: Mit der Unterstützung von Copilot und der händischen Nachbearbeitung ist man schneller, als wenn man alles von Grund auf selbst erstellt. 🚀
Generieren von Text 📄
Eine der herausragendsten Funktionen von Copilot ist die Fähigkeit zur automatischen Textgenerierung. Egal ob ihr einen Geschäftsbericht, einen Blogartikel oder eine einfache E-Mail schreiben möchtet, Copilot kann euch dabei unterstützen, indem es relevante und gut formulierte Textvorschläge liefert. Dadurch spart ihr nicht nur Zeit, sondern könnt auch sicherstellen, dass eure Texte stets professionell und ansprechend sind.
Umschreiben von Textpassagen mittels Prompt 🔄
Manchmal ist es notwendig, vorhandene Texte zu überarbeiten, sei es um den Stil zu verbessern oder bestimmte Aspekte hervorzuheben. Mit Copilot könnt ihr einfach einen Prompt eingeben und das Tool schlägt euch verschiedene Umschreibungen vor. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn ihr einen Text an ein bestimmtes Publikum anpassen oder eine andere Tonalität erreichen möchtet.
Automatisches Umschreiben von Text 📃
Neben der Umschreibung mittels Prompt bietet Copilot auch die Möglichkeit, ganze Textabschnitte automatisch neu zu formulieren. Diese Funktion ist ideal, wenn ihr schnell und effizient Veränderungen an Satzstellungen vornehmen wollt, ohne selbst viel Zeit in die Überarbeitung zu investieren. Copilot analysiert den bestehenden Text und generiert alternative Formulierungen, die den ursprünglichen Inhalt beibehalten, aber in einer neuen Struktur präsentieren.
Visualisieren von Text 👀
Mit Copilot in Word könnt ihr nicht nur Texte generieren und inhaltlich bearbeiten, sondern auf eine noch nie dagewesene Art und Weise Text in Tabellen visualisieren. Und wir wissen ja, Tabellen in Word zu gestalten ist nicht gerade die Sahne auf der Torte. 😅 Wie sieht das genau aus?
Umwandeln von Text in einer Tabelle 🗃️
Copilot in Word verarbeitet mit Leichtigkeit Fliesstext zu einer aussagekräftigen Tabelle. Dies ist besonders nützlich, wenn ihr komplexe Informationen klar und übersichtlich darstellen möchtet. Ihr könnt einfach einen Textabschnitt auswählen und Copilot wandelt diesen automatisch in eine Tabelle um.
Umgestaltung einer Tabelle mittels Prompt 🔧
Copilot geht aber noch einen Schritt weiter, als nur Tabellen zu erstellen: Mit einem einfachen Prompt könnt ihr Copilot anweisen, eine bestehende Tabelle umzugestalten. Ob ihr die Reihenfolge der Spalten ändern, neue Daten hinzufügen oder das Layout anpassen möchtet – Copilot erledigt dies im Handumdrehen und sorgt dafür, dass eure Tabellen stets den höchsten Ansprüchen genügen. Die Anpassung von Tabellen in Microsoft Word war noch nie so einfach.
Copilot-Chat in Word 🗣️
Nebst der Erstellung, Bearbeitung und Visualisierung von Texten, hilft euch Copilot in Word auch, generell mehr über das Dokument zu erfahren und damit zu interagieren, ohne direkt Anpassungen am Text selbst vornehmen zu müssen.
Zusammenfassen von Dokumenten 📚
Eine weitere äusserst nützliche Funktion ist das Zusammenfassen ganzer Dokumente. Insbesondere dann, wenn ihr euch irgendwo einlesen müsst und lange Berichte oder Texte schnell auffassen wollt. Ihr könnt euch das gesamte Dokument zusammenfassen lassen, oder einfach den Textbereich auswählen, und Copilot erstellt eine prägnante Zusammenfassung, die alle wichtigen Punkte abdeckt.
Weiterführende Inhalte ✍️
Ausserdem könnt ihr im Copilot-Chat weiterführende Themen besprechen oder Inhalte generieren lassen. Sei es eine weiterführende Konversation, ein LinkedIn Post zu einem Blogartikel oder eine kritische Einschätzung des Textes. Wichtig: Der Copilot-Chat kann nicht direkt den Text anpassen, verändern oder Text hinzufügen. Dafür müsst ihr direkt über das Copilot-Symbol im Textfeld gehen.
Wofür ich Copilot in Word nutze 🤓
Das eine ist es, die Funktionen zu haben - was ganz anderes ist es, diese auch im Arbeitsalltag so anzuwenden, dass sie einen echten Mehrwert schaffen. Ich selbst habe schon viel ausprobiert und für mich vier Key-Use Cases entdeckt, wobei mir Copilot in Word am meisten hilft.
Schreiben von Konzepten 💭
Ein gewichtiger Teil meiner Arbeit als Head of Modern Work bei der techtask ist es, Konzepte, Strategien und generelle Dokumentationen rund um Microsoft 365 zu erstellen. Dafür haben wir zwar Vorlagen und Best Practice-Ansätze, trotzdem ist jeder Kunde einzigartig und oftmals können nur Bruchteile der Vorlagen verwendet werden. Deshalb überlege ich mir vorab, was alles ins Konzept reingehört, wie ich es strukturieren würde, und greife dann gerne auf Copilot in Word zurück und verfasse einen sehr detaillierten, langen Prompt mit meinen Vorstellungen - insbesondere auch in Bezug auf Tonalität und Textstruktur. Danach liegt meine Arbeit besonders darin, die Richtigkeit der Inhalte zu überprüfen und den Text ggf. zu ergänzen. Damit bin ich wesentlich schneller, als wenn ich das Konzept von Grund auf selbst schreiben würde.
Erstellen von Blogartikeln 📝
Ich habe das schon mehrfach "zugegeben", so auch hier: Ja, ich verwende Copilot in Word als wertvolle Hilfe für meine Blogartikel und ich finde überhaupt nichts verkehrt daran. Im Gegenteil! Hier ist es mir einfach besonders wichtig, den Text so zu überarbeiten, dass er nicht nach KI klingt. Insbesondere sollen meine persönlichen Gedanken und Meinungen in den Text einfliessen, und die schreibe ich oftmals selbst. Aber die Struktur und gute Inputs hole ich mir auf Basis meiner Idee, die ich im Prompt widergebe, definitiv von Copilot. 😉
Vorlage für PowerPoint-Präsentationen 👨🏻💻
Manchmal "missbrauche" ich Copilot in Word auch nur, um Texte, Tabellen oder einen Zeitplan als Word-Datei abzuspeichern, damit ich diese dann für die Gestaltung einer PowerPoint Präsentation nutzen kann. Dabei achte ich mich praktisch null auf Inhalt und Struktur, sondern nutze diesen, um schnellstmöglich eine Präsi auf Basis einer "semi-guter" Quelle (der Word-Datei) zu erstellen. Mein "Säuberungsfokus" liegt dann auf der PowerPoint-Präsentation und nicht auf der Word-Datei.
Umwandlung von Text in Tabellen 📊
Ich bin echt ein Riesenfan von dieser Funktion und nutze sie immer wieder für diverse Bedürfnisse. Entweder benötige ich einen sinnvollen Zeitplan, eine Workshop-Struktur oder es ist einfacher, gewisse Inhalte in einer Tabelle zu visualisieren statt mit Bulletpoints. Auf jeden Fall möchte ich diese Möglichkeit nicht mehr missen. Und alle, denen ich die Funktion das erste Mal demonstriere, ist auch total begeistert davon!
Schlusswort 💡
Ja, Microsoft Word ist plötzlich wieder sexy! So fühlt es sich zumindest für mich an. Mit der Wave 2 kommen noch weitere tolle Neuigkeiten auf uns zu, denn einerseits wird das Reasoning von Copilot in Word besser (es können auch E-Mails und Besprechungen als Datenquellen im Prompt angegeben werden) und durch GPT-4o werden auch die grössten Schwachstellen geschlossen, nämlich die Limitation von zu generierenden Zeichen sowie des limitierten Reasonings von Quelldokumenten (limiterte Anzahl Seiten). Ich persönlich habe - nicht erst seit Wave 2 - richtig Freude an Copilot in Word und ich hoffe, dass ich meine Begeisterung mit diesem Blogartikel auch auf euch übertragen konnte! 😊
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