Copilot in Planner

Funktionen und Grenzen

Immer mehr Menschen nutzen Copilot for Microsoft 365 in ihrem Arbeitsalltag. Der grosse Pluspunkt der KI von Microsoft ist die nahtlose Integration in den M365-Apps wie Teams, Outlook, OneNote sowie der hohe Datenschutz-Standard, wenn man Copilot in M365 lizenziert hat. Doch eine der Apps, in der der M365-Copilot weit und breit nicht zu sehen ist, ist der Planner. Die Nutzung von Planner hat sich nämlich in den letzten zwei, drei Jahren exponentiell erhöht und viele Unternehmen setzen auf den Planner für ihr Aufgaben-, ja teilweise ihr Projektmanagement. Doch warum ist Copilot in Planner nicht zu finden? Schliesslich gibt’s ja einen Copilot in Planner… 🤖

In diesem Blogbeitrag werfe ich einen detaillierten Blick auf den Umfang und die Funktionen des Copilot in Planner, beleuchte aber auch kritische Aspekte und vergleiche es mit Copilot für Microsoft 365, um die oben gestellte Frage zu beantworten. 📝

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Was ist Copilot in Planner? 🤔

Genauso wie der M365 Copilot ist dieser Copilot nahtlos in den Microsoft Planner integriert und erbt die Berechtigungen und Datenschutzeinstellungen des Users. Vereinfacht ausgedrückt ist es ein KI-gestützter Assistent, der in der Lage ist, verschiedene Aufgaben innerhalb von Microsoft Planner zu übernehmen. ✔️

Copilot in Planner wurde an der Microsoft Build im April vergangenen April vorgestellt und befindet sich seit Ende April und dem Rollout des New Planner im öffentlichen Preview – das bedeutet, dass Unternehmen resp. Nutzer, die Copilot in Planner lizenziert haben (später dazu mehr), die Preview-Funktionen nutzen können. Ich konnte noch nicht herausfinden, auf wann der globale Rollout geplant ist, aber allzu lange sollte es nicht mehr dauern. 📆

Was kann Copilot in Planner? 🚀

Da sich Copilot in Planner noch im Preview befindet, ist der Funktionsumfang aus meiner Sicht (noch) relativ eingeschränkt. Trotzdem sind die Fähigkeiten, die Copilot heute schon in Planner hat, doch noch recht spannend und bieten Potenzial für mehr. Doch schauen wir mal einen Blick drauf. ⬇️ 

1️⃣ Erstellen und Verwalten von Plänen

Copilot kann auf Basis eures Prompts vollständige Pläne mit Buckets, Zielen, Aufgaben und Unteraufgaben sowohl erstellen als auch verwalten. Statt selber mühsam im Planner rumzuklicken, könnt ihr Copilot einfach sagen, welche Aufgabe er für euch erledigen oder in einen anderen Bucket verschieben soll, oder welche Aufgaben er anpassen soll. ✅

2️⃣ Zieldefinition

Ein wichtiger Aspekt von Aufgaben – insbesondere im Projektmanagement – ist, dass sie mit einem konkreten Ziel verbunden werden. Auch hier kann Copilot helfen, in dem er euch sowohl einen neuen (leeren) Plan erstellt und in der Registerkarte «Ziele» für euch Ziele generiert, die ihr in eurem Prompt von ihm erfragt habt. Das coole dabei ist, dass ihr immer wieder neue Ziele auch an einem bestehenden Plan hinzufügen könnt. 🎯

3️⃣ Management und Fortschrittplanung

Copilot in Planner kann euch Fragen zum Status eines Plans beantworten und relevante Informationen zur Verwaltung und Erledigung eurer Aufgaben schnell bereitstellen. In diesem Sinne agiert Copilot in Planner als «Projektleitungsassistenz». 📈

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Copilot in Planner 🆚 Copilot for Microsoft 365

Microsoft Planner ist, wie wir wissen, seit vielen Jahren ein Teil der Microsoft 365-Suite. Doch Copilot in Planner gehört nicht zu Copilot for Microsoft 365. Entsprechend gibt es Unterschiede sowohl in der Funktionalität, als auch in der Lizenzierung. ☝🏼

Umfang und Funktionen 👨🏻‍💻

• Copilot in Planner ist spezifisch für das Aufgaben- und Projektmanagement gedacht und hat keinerlei weitere Integrationen innerhalb von Microsoft 365. Das bedeutet, dass man in diesem Copilot nur Themen rund um den Planner prompten kann, aber keine Texte generieren kann. ⛔

• Copilot for Microsoft 365 kommt in verschiedenen Anwendungen wie Teams, Word, Outlook und zum Einsatz, um Inhalte zu generieren, Daten zu analysieren und die digitale Kollaboration zu verwalten. Das Interessante dabei ist, dass Copilot unter den verschiedenen Applikationen miteinander verbunden ist – also beispielsweise kann man eine PowerPoint-Präsentation aus einer Word-Datei von Copilot erstellen lassen. 💡

Lizenzierung 💰

• Copilot in Planner ist derzeit nur im Preview verfügbar und muss über den Microsoft Project Plan 3 oder Project Plan 5 separat lizenziert werden. Microsoft hat eine 30-tägige Testphase angekündigt, sobald Copilot in Planner allgemein verfügbar (GA) wird, bevor man eine sogenannte «Premium-Lizenz» erwerben muss. ⌛

  • Die Project Pläne 3 und 5 sind die «alten» Lizenzierungsmodelle für Microsoft Project, der seit einigen Wochen vollumfänglich in Microsoft Planner integriert ist. Der Project Plan 3 kostet rund €25 pro Monat und Nutzer und der Project Plan 5 liegt bei ca. €50 pro Monat und User.

• Copilot für Microsoft 365 wird dagegen als Add-On Lizenz für Microsoft 365 erworben und kostet ca. $360 pro Jahr und Benutzer. Mit dieser Lizenz ist Copilot in vielen anderen M365-Apps automatisch integriert und vollständig nutzbar (kein Preview). 🙌🏼

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Ein kritischer Blick 🧐

Ich persönlich finde, dass Copilot in Planner grundsätzlich ein riesengrosses Potenzial hat. Genial finde ich, dass wir ein wenig wegkommen vom ganzen «Rumgeklicke» im Planner, weil Copilot mit seinem natürlichen Sprachverständnis uns hilft, smoother mit unseren Tasks umzugehen. 💪🏼

Da sich Copilot in Planner aber noch im Preview-Stadium befindet, gibt es einige Einschränkungen, die es zu beachten gilt. Wie fehlende Funktionen oder Bugs, zum Beispiel. Auch das ganze Thema Governance ist im Preview noch nicht abgehandelt. Man kann beispielsweise keine gelöschten Aufgaben wiederherstellen oder verschiedene Planner miteinander verschmelzen lassen, was die Verwaltung und Aufrechterhaltung der Datenqualität im Planner erschwert. 🔄️

Was mich besonders stört und ich einfach nicht verstehen kann, ist die fehlende Integration in Microsoft 365 – sowohl funktional, als auch kommerziell. Hier habe ich das Gefühl, dass wir einen Schritt zurück gemacht haben. Ich denke da an die mühsame Aufgaben aus Meeting-Protokollen im OneNote, die man dann stets manuell im Planner eintragen musste – dafür wurde Loop erschaffen. Jetzt gibt es aber einen blitzblanken neuen Planner inkl. To Do und Microsoft Project – ein aus meiner Sicht absolut genialer Einfall – aber der Planner-Copilot wird wieder nicht in M365 integriert! 🤷🏻‍♂️ Ihr merkt es schon an meiner Schreibweise, das nervt mich ehrlichgesagt schon ein wenig. Auch die zusätzliche Lizenz ist zwar aus Unternehmerischer Sicht nachvollziehbar, aber leider nicht kundenorientiert. 😞

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Fazit 🎯

Die Funktionen vom Copilot in Planner sind sehr vielversprechend, um uns das Aufgaben- und Projektmanagement zu erleichtern. Auch dass standardmässig die Privatsphäre- und Datenschutzeinstellungen vom Benutzer übernommen werden, ist hervorzuheben. Die Fähigkeit, Pläne zu erstellen, Ziele zu definieren und den Fortschritt zu überwachen, erleichtert das Task-Management aus meiner Sicht schon ziemlich gut. 👍🏼

Dennoch befinden sich viele Funktionen noch im Entwicklungsstadium, und es gibt Einschränkungen, welche die Benutzererfahrung derzeit beeinträchtigen können. Besonders negativ fällt mir die fehlende Integration in Microsoft 365 auf, was die Nutzung des Copilot in Planner im Zusammenspiel mit anderen M365-Apps erschwert. Auch die notwendige separate Lizenzierung ist aus meiner Sicht ein grosser Kritikpunkt, der die Attraktivität der Lösung momentan einschränkt. 💡

Zusammengefasst ist Copilot in Planner eine nützliche Ergänzung im für Task- und Projektmanagement, die das Potenzial hat, administrative Aufgaben zu erleichtern und die Effizienz zu steigern. Bis eine vollständige oder zumindest annehmbare Marktreife erreicht wird, gehört für mich die Integration in die gesamte M365-Suite im Minimum dazu und auch im Funktionsumfang sollte noch einiges gehen. Ich bin aber guten Mutes, dass Microsoft tolle Fortschritte machen wird! 🚀