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  • AutorenbildFabio Bonolo

Copilot in SharePoint

Eine neue Art Inhalte zu kreieren


Grosse Neuigkeiten aus der Copilot-Ecke: Im Verlaufe vom März 2024 kommt der intelligente KI-Assistent von Microsoft in den SharePoint! Die Integration ist ein echter Game-Changer für alle, die schon stark mit SharePoint arbeiten und insbesondere die Intranet- und Datenfeatures nutzen. Doch was hat Copilot für SharePoint genau zu bieten?


 

👨🏻‍✈️ Was ist Copilot in SharePoint?


Copilot in SharePoint definiert die Art und Weise neu, wie wir Inhalte in SharePoint erstellen. Wenn ihr eine Website (also den Workspace) oder eine SharePoint-Seite, die ihr generieren möchtet, beschreiben könnt, erstellt Copilot in SharePoint mittels einem simplen Prompt diese (Web)Seite und arbeitet dann mit euch zusammen, um sie zu bearbeiten und zu verfeinern. Bei Bedarf fügt Copilot Informationen aus eurem Unternehmen hinzu und passt sich automatisch an euer CI/CD an.


Die Funktionalitäten von Copilot in SharePoint ist in der «Copilot for Microsoft 365» Lizenz für $30 pro Benutzer und Monat enthalten und sollte nicht mit SharePoint Premium verwechselt werden. ☝🏼



💡 Die Vorteile von Copilot in SharePoint


Copilot bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die die Arbeit mit SharePoint revolutionieren:


📝 Einfache Erstellung von Inhalten

Sagt auf Wiedersehen zu komplizierten Erstellungsprozessen. Mit Copilot könnt ihr durch einfache Prompts professionelle Seiten gestalten und spart euch das Gestalten und Anordnen von Webparts.


🎨 Visuell ansprechende Inhalte

Copilot unterstützt euch dabei, eure Inhalte visuell aufzuwerten und eure Markenidentität stärker zum Ausdruck zu bringen. Kombiniert euren kreativen Geist mit KI und bringt dadurch noch stärkere Grafiken und Visuals zum Vorschein!


🔗 Integration in den Flow of Work

Copilot sorgt dafür, dass eure Inhalte genau dort landen, wo sie gebraucht werden – sei es in E-Mails, Teams oder Microsoft Viva.


🛠 Anpassungsfähigkeit

Trotz der Neuerungen bleiben eure bestehenden Lösungen und Anpassungen innerhalb von SharePoint Online erhalten und funktionieren weiterhin einwandfrei.


 

🌟 Use Cases für die Praxis


Bei all den schönen Lobliedern: Die Anwendung in der Praxis ist und bleibt der wichtigste Erfolgsfaktor für jede eingeführte Lösung. Und deshalb werfe ich einen etwas tieferen Blick in die Anwendungsbereiche und stelle euch drei Use Cases vor, wie ihr mit Copilot in SharePoint arbeiten könnt.


🖥 Automatisiertes Design

Ihr könnt euren Prompts eigene Dokumente wie z.B. eine Unternehmenspräsentation aus PowerPoint oder ein Produktsheet aus Word hinzufügen. Copilot verwandelt diese Dokumente und Präsentationen mit Leichtigkeit in professionell aussehende SharePoint-Seiten für euer Intranet. Diese Seiten sind sowohl auf euer CI/CD abgestimmt, als auch reich an Inhalten wie Texte und Grafiken. In weiteren Interaktionen mit Copilot könnt ihr das Design der Seite anpassen lassen (z.B. eine Sektion visuell ansprechender machen zu lassen).


✍️ Textoptimierung

Seiten schön zu gestalten ist das Eine. Texte zu schreiben, die zum Interagieren motivieren, ist nochmals eine ganz andere Disziplin. Copilot hilft euch, den Ton eurer Texte zu verfeinern, um die Leserbindung zu erhöhen. Klickt dafür einfach auf einen Textabschnitt, wählt das Copilot-Symbol an und gebt dem Copilot per Mausklick mit, ob er den Text ändern oder nur die Tonalität anpassen soll.


🤝 Co-Authoring

Dieses Feature habe ich bereits in meinem Newsletter angekündigt, mit dem Copilot wird es nochmals stark an Bedeutung gewinnen: Wie bei Office-Dokumenten können mehrere Nutzer gleichzeitig an einer SharePoint Seite arbeiten und von den intelligenten Vorschlägen des Copilot profitieren.


 

💫 Was fehlt heute? Mein persönlicher Ausblick


Copilot in SharePoint ist schon heute mehr als nur ein Werkzeug. Es ist eine aufregende Zeit für alle, die stark mit SharePoint arbeiten, und ich bin begeistert von den Möglichkeiten, die Copilot uns zum heutigen Stand bietet. Trotzdem bin ich der Meinung, dass der KI-Assistent im SharePoint noch nicht ausgereift ist und habe noch ein paar Anwendungsfälle erkannt, die heute noch nicht von Copilot im SharePoint abgedeckt werden. Ich kann mir aber vorstellen und hoffe, dass Microsoft diese auf dem Radar hat. Lasst sie mir euch kurz aufführen:


📄 SharePoint Listen

Copilot könnte in SharePoint Listen auf vielfältige Weise nützlich sein, um die Arbeit mit Daten zu vereinfachen und zu automatisieren. Beispielsweise könnte Copilot Vorschläge machen, wie Listen besser strukturiert werden können, um die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz zu erhöhen. Ausserdem könnte Copilot dabei helfen, Workflows zu erstellen, die auf Änderungen in Listen reagieren, wie z.B. das Senden von Benachrichtigungen oder das Aktualisieren von Daten aus externen Applikationen.


🎓Wissensmanagement

In Anbetracht der Abkündigung von Viva Topics für den Februar 2025 und der Umwandlung von Topics-Themen in SharePoint Seiten kommt das Thema Wissensmanagement unweigerlich auf. Ich könnte mir beispielweise ein dynamisches FAQ vorstellen oder eine automatische Kategorisierung von Wissensdaten im SharePoint, welche dann über ein PnP-Search-Webpart gefiltert werden können und die aufwändige Definition und Verwaltung von Metadaten verringern würde.


🔀Metadaten

Wenn wir gleich beim Thema Metadaten bleiben, könnte Copilot helfen, Metadaten automatisiert zu erstellen, basierend auf den Dokumenten oder Listen, welche ihr im SharePoint habt. Auch die automatische Erstellung eines Term Stores (Verwaltete Metadaten) könnte ein spannender Use Case für den Copilot im SharePoint sein.


Ich bin auf jeden Fall gespannt, wie sich die Dynamik rund um den Copilot for Microsoft 365 weiterentwickelt und bin mir sicher, dass das Ende der Fahnenstange noch lange nicht erreicht ist. 🚀

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