Copilot Actions
- Fabio Bonolo
- 4. Apr.
- 5 Min. Lesezeit
Ein Blick unter die Haube
Seit dem grossen Durchbruch von ChatGPT und der Markteinführung von Microsoft 365 Copilot wurde ein neuer Skill in die Welt getragen: Das Prompting. Statt der uns gewohnten, stichwortartigen und Keyword-basierten Schreibweise müssen wir plötzlich wieder «back to school» - es gilt, wie in der Schule, ganze, ausformulierte Deutsche Sätze zu schreiben. 🖊️
Doch die Welt des Promptings birgt auch einige Herausforderungen. Eine davon ist die Notwendigkeit, ständig neue Prompts zu erstellen. Dies kann zeitaufwendig und mühsam sein, da bereits angewendete Prompts nur bedingt wiederverwendet werden können. Hinzu kommt, dass Chatverläufe oft unstrukturiert sind und es schwierig ist, den Überblick zu behalten oder auf vorherige Gespräche zuzugreifen. Es fehlen Automatismen, die das Prompten mit Copilot vereinfachen und effizienter gestalten könnten. 🔄️
Diese Problemstellungen hat Microsoft zuletzt stark adressiert: Nicht nur mit der Prompt Gallery, sondern insbesondere mit dem Rollout von Copilot Actions wird das Prompting in Microsoft 365 Copilot auf ein neues Niveau gehoben! In diesem Blogbeitrag schaue ich unter die Haube der Copilot Actions, zeige auf wie sie funktionieren und wo sie noch etwas limitiert sind. ℹ️
Was sind Copilot Actions?
Diese Funktion wurde erstmals an der Microsoft Ignite 2024 angekündigt und war seither nur einigen ausgewählten Personen im Private Preview zugänglich. Vor einigen Tagen hat Microsoft die Copilot Actions als Applikation in der Microsoft 365 Copilot App (ehem. Microsoft 365 App) im «Targeted Release» ausgerollt, also sprich auf jenen M365-Tenants aufgeschaltet, welche diesen «Sofort»-Kanal für neue Features hinterlegt haben. Jedoch gibt es aus meiner Sicht doch noch einige Wehrmutstropfen, auf welche ich weiter unten zu sprechen komme. ⬇️
Doch die tolle Neuigkeit erstmal vorweg: Wir können unsere wiederkehrenden Copilot-Tasks nun automatisieren! Dafür stellt Microsoft Prompt-Vorlagen zur Verfügung, welche sich in drei Kategorien unterteilen:
Catch up: Mit diesen Prompts könnt ihr Verpasstes aufholen
Gather: Wiederkehrende Nachrichten an Einzelpersonen im Teams-Chat
Prepare: Vorbereitung auf den nächsten Tag oder auf Meetings
Pro Kategorie gibt es einige Vorlagen, die von Microsoft zur Verfügung gestellt werden. In den Vorlagen können diverse dynamischen Inhalte wie Personen, Inhalt, Uhrzeit, Datum oder Kommunikationskanal ausgewählt werden. In den nachfolgenden Unterkapiteln gehe ich auf die einzelnen Kategorien ein und erkläre, wie sie funktionieren. 👨🏻💻
«Catch up»
In dieser Kategorie könnt ihr auf wiederkehrender Basis diverse Zusammenfassungen oder Zusammenzüge zu euren Tasks, Kommunikationen und Meetings planen. Hier ist auch eine gewisse Granularität gegeben, beispielsweise bei der Auswahl des Zeitraums oder dem Kommunikationskanal. Die Aktion könnt ihr entweder täglich oder wöchentlich repetieren lassen. Ist eine Catch up-Aktion erstmals erstellt, so wird diese von Copilot direkt ausgeführt und die Antwort wird euch über den von euch gewählten Kanal zugesandt. 📧
Wählt ihr «E-Mail» aus, so erhält ihr – logischerweise – ein E-Mail mit der Antwort von Copilot. Und hier wird’s lustig: Der Link mit der Antwort von Copilot führt zu einer Loop-Seite(!) - oder ist's eine Copilot Page...? - die automatisch in meinem persönlichen Loop-Arbeitsbereich abgelegt ist. 📄
Teams-Chat
Dasselbe Szenario, wenn ihr Teams als Kanal auswählt. Hier kriegt ihr eine Karte von der Teams-App «Workflows», die ebenfalls einen Link zur Antwort enthält, welche wiederum eine Loop-Seite (oder Copilot Page) in meinem Loop-Arbeitsbereich ist. 🔗
Word-Dokument
Wollt ihr eure Antwort in einem Word-Dokument erhalten, so führt euch eine automatisch generierte E-Mail mit einem Link zum Word-Dokument. Positiv: Das Word wird automatisch in eurem OneDrive unter «Dokumente» abgelegt. 📂
«Gather»
Im Gegensatz zu den Catch up Aktionen zeichnet sich die Kategorie «Gather» dadurch aus, einmalige Aktionen zu sein, welche direkt nach der Erfassung ausgeführt werden. Dabei sollen spezifische Informationen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt von bestimmten internen Mitarbeitenden eingesammelt werden. Es können sowohl mehrere Personen ausgewählt, als auch der Inhalt manuell übersteuert werden. Ihr seid frei darin im Prompt einzutippen, was ihr genau benötigt. Die in der «Gather»-Kategorie verfügbaren Vorlagen sind allerdings nicht wiederkehrend einstellbar. 🚫
Nach dem Ausführen der Aktion wird eine Workflow-Karte im Teams-Chat (kein anderer Kanal wählbar) die gewählten Personen notifizieren und um eine Antwort bitten. Ist der Ablaufzeitpunkt der Aktion erreicht, so sendet euch die Workflows-App eine erneute Teams-Nachricht mit einer kleinen Auswertung zur Übersicht, welche Personen auf die Aktion geantwortet haben, und welche nicht. Habt ihr den Zeitpunkt ein paar Tage oder Wochen in der Zukunft gesetzt, so erhaltet ihr eine tägliche Notifikation der Workflow-App mit den aktuellsten Antwortdaten. 🔔
«Prepare»
In dieser Kategorie gibt es genau drei Vorlagen: Für den Tag vorbereiten; Tag zusammenfassen und den morgigen Tag vorbereiten; Meine Meetings morgen vorbereiten. Alle diese drei Actions-Vorlagen können ähnlich wie beim «Catch up» via E-Mail, Teams-Chat über die Workflow App oder als Word-Dokument (Link via E-Mail) ausgeführt werden. Dabei kann man lediglich auswählen, ob die Aktion täglich wiederholt werden soll, oder gar nicht. Und auch hier wird bei erstmaligem Erstellen der Aktion direkt der Flow ausgeführt. Und auch hier wieder ähnlich wie bei den Catch up-Aktionen, erfolgt die Copilot-Antwort als Link, der zu einer Loop-Seite (oder Copilot Page) in meinem Loop-Arbeitsbereich führt. 🔀
Governance von Copilot Actions
Im Ritter «Manage» könnt ihr eure aktiven und inaktiven Aktionen verwalten. Hier könnt ihr aktive Aktionen manuell ausführen, inaktive Aktionen entweder reaktivieren (bei wiederkehrenden Aufgaben wie Catch up und Prepare) oder (nur) löschen. Dies ist alles aus Sicht der Endanwendenden. 🧑🏻💻
Als Admin gibt es bisher noch keine Dokumentation darüber, wie man Copilot Actions innerhalb des M365-Tenants verwalten kann. Sowohl beim Blick ins Copilot Control System im M365 Admin Center, als auch in die Cloud Policies im M365 Apps Admin Center gibt es (noch) keine Einstellungs- oder Deaktivierungsmöglichkeiten für Copilot Actions. ⚙️ Möglicherweise könnte man Copilot Actions teilweise deaktivieren, wenn Microsoft Loop in eurer Umgebung nicht erlaubt ist. Dies habe ich jedoch nicht ausgetestet, da ich Loop sehr mag. ☺️
Limitierungen
Wie ihr vielleicht schon selbst erkannt habt, bringen die Copilot Agents in der «Version 1.0» einige Limitierungen mit sich. Ich liste nachfolgend einige auf, die mir beim Testen aufgefallen sind: ⛔
Sprache: Copilot Actions sind derzeit nur in Englisch verfügbar
Wenig Kreativität: Der Individualisierungsgrad noch ziemlich beschränkt, man kann keine eigenen Prompts für Actions verwenden.
Auswahl von Kanälen: In Kategorie «Gather» ist es nicht möglich, die Nachrichten in Teams-Kanälen oder via E-Mails zu versenden.
Zeitlimiten: Man kann nur täglich, oder wöchentlich wiederkehrende Aktionen konfigurieren. Es ist nicht möglich, einen eigenen Turnus zu definieren.
Integration: Aus meiner Sicht wäre es spannend, wenn auch die Prompt Gallery mit unseren gespeicherten Prompts in Copilot Actions eingebunden werden könnte.
Externe Nutzung: Wie bei so vielen anderen Funktionen von Microsoft 365 Copilot ist es auch nicht möglich, z.B. Externe oder Gäste in eine «Gather» Aktion einzubinden.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Copilot Actions zwar eine beeindruckende neue Funktion sind, die das Potenzial hat, die Effizienz und Automatisierung von wiederkehrenden Copilot-Aufgaben erheblich zu verbessern, jedoch noch einige wesentliche Einschränkungen mit sich bringen. Die ausschliessliche Verfügbarkeit in englischer Sprache, die begrenzte Individualisierung sowie die nicht vorhandenen Admin-Controls stellen Stand heute einige Hürden dar. Trotz dieser Limitierungen bietet Microsoft mit den Copilot Actions eine innovative Lösung, die sicherlich weiterentwickelt und optimiert werden wird. 🚀
Wo ich persönlich noch unsicher bin, ist die Einbindung von Loop-Seiten (Copilot Pages) als Visualisierung der Copilot-Antwort auf die Aktion. Hier hätte ich erwartet, dass die Antworten direkt in den Copilot-Chat kommen und ich von dort aus weiterarbeiten kann - schliesslich ist der Copilot-Chat auch meine erste und zentrale Anlaufstelle für die Nutzung von Microsoft 365 Copilot. Auf der anderen Seite ist Loop keine ganz so doofe Idee, da hier sehr viele Gestaltungs- und Weiterverarbeitungsmöglichkeiten schlummern. 🎨
Die Möglichkeit zur Verwaltung von Aktionen sowie die Ausführung über verschiedene Kanäle sind jedoch grundsätzlich Schritte in die richtige Richtung, um die tägliche Arbeit mit KI zu erleichtern und zu strukturieren. Insgesamt bin ich doch recht zufrieden mit dieser ersten Version und bin gespannt, wie sich die Copilot Actions in naher Zukunft noch entwickeln werden. 👍🏻
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