Copilot erfolgreich einführen

Ein Konzept.

In den vergangenen Wochen und Monaten durfte ich viele spannende Gespräche mit Kunden und Partnern rund um das Thema Copilot führen. Bei so ziemlich allen war die aktuelle Situation identisch: Seit dem globalen Release am 15. Januar 2024 wurden ein paar wenige Lizenzen für die IT-Abteilung, für die Geschäftsleitung und eventuell für andere relevante Mitarbeitende angeschafft. Daraufhin hat man sich mal an den Prompts und in den Tools ausprobiert. 🖥️

Die Erkenntnis ist niederschmetternd wie auch augenöffnend: Man ist enttäuscht von der aktuellen Handhabe von Copilot. Viele haben mir zurückgemeldet, dass ChatGPT bessere Antworten liefert und es aus diesen Erkenntnissen schwierig ist, eine strategische Relevanz im Unternehmen zu entwickeln. 😞 Ich muss aber an dieser Stelle auch herausstreichen, dass die Thematik oftmals "zu einfach" verstanden wird. Man muss klar erkennen, dass die KI von Microsoft bewusst "Copilot" und nicht "Autopilot" heisst, weil sie auch genauso konzipiert ist. 🎯

Doch wie führt man Copilot im Unternehmen ein und nutzt es, sodass es auch wirklich einen Mehrwert stiftet? In diesem Beitrag gebe ich euch eine simplifizierte Anleitung mit an die Hand, wie ihr diese Herausforderungen anpackt, Copilot strategisch und konzeptionell ins Unternehmen einführt und auch wirklich das Maximum aus der Technologie herausholt. Denn Microsoft hat meiner Meinung nach nicht zu viel versprochen - es ist einfach (leider) nicht so einfach umsetzbar, wie man denkt. ☝🏼

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Erster Schritt: KI Readiness ☑️

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für Copilot ist die Bereitschaft eurer M365-Umgebung. Denn Copilot kann nur die Daten nutzen, die ihr ihm auch zur Verfügung stellt. Konkret solltet ihr zwei Themenfelder analysieren, Problemfelder identifizieren und Massnahmen ableiten. 📈

Der erste Bereich betrifft die Security. Wie sind eure Daten geschützt (Information Protection)? Wie sind die Identitäten und Endgeräte in eurem Unternehmen vor Cyberangriffen geschützt (Threat Protection)? Und wie gut ist eure Berechtigungsstruktur aufgebaut? Können Mitarbeitende wirklich nur das sehen, was sie sehen dürfen? Hinterlegt entsprechende Policies in eurem Tenant, sichert eure Umgebung mit State-of-the-Art Lösungen wie MFA und passt bei Bedarf die Berechtigungsstrukturen an.

Im zweiten Teil der KI Readiness solltet ihr euch um eure Datenqualität kümmern. Welche Daten sind überhaupt innerhalb von M365 abgelegt? Fehlen Daten auf der Plattform, damit Copilot eure Erwartungen erfüllen kann? Tummeln sich in eurer Ablage Dubletten, Schattenablagen oder alte Dateien herum, die Copilot irritieren? Der Schlüssel zu einer guten Datenqualität liegt sowohl im Data-Lifecycle-Management, als auch in der Klassifizierung von Daten, Stichwort "Governance".

Zweiter Schritt: Use Cases und Personas 👩🏻‍🦰🧑🏻🧑🏻‍🦲

Einfach ein bisschen ausprobieren reicht nicht aus, damit Copilot einen echten Mehrwert schafft, denn man muss sich im Klaren sein, wofür man ihn einsetzt. Und genau hier habe ich die grösste Fehlinterpretation in der Praxis erlebt. Es geht nicht zwingend (nur) darum, was Copilot in welchem Tool kann, sondern es geht darum, wie ihr einen direkten Business Value in alltäglichen Arbeitssituationen schaffen könnt. Wie spart ihr Zeit oder beschleunigt einen Geschäftsprozess? Das sind Fragen, die ihr euch in diesem Schritt stellen müsst. Und auch hierfür gibt es eine strukturierte Vorgehensweise. ⬇️

1. Definiert Personas, also Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen wie Sales, Marketing, Finanzen, HR etc. und überlegt euch, was klassische Schlüsseltätigkeiten von den einzelnen Personen sind. Holt euch dafür Leader und/oder Experten aus dem jeweiligen Fachgebiet in die Arbeitsgruppe und bildet 1-3 klassische Arbeitssituationen pro Persona ab (z.B. Persona "Vertrieb" muss Kundenpräsentationen gestalten oder Angebote schreiben).
   

2. Schält aus den definierten Arbeitssituationen die Pain Points heraus. Wo verlieren die Personas Zeit? Was hindert sie an einer effizienteren Ausführung? Auch hier wieder ein Beispiel aus dem Vertrieb: Es kann einem schwerfallen, trotz Vorlagen inhaltlich strukturierte und grafisch ansprechende Präsentationen zu gestalten.
   

3. Auf dieser Basis erarbeitet ihr Anwendungsszenarien für Copilot und nimmt dann die Copilot-Funktionen im jeweiligen Tool hervor. Tipp: 💡 Die Anwendungsszenarien könnt ihr in Form von User Stories definieren. Mit diesen Use Cases strukturiert ihr dann einen oder mehrere Prompts pro Szenario, sowie das M365-Tool, in welchem die Persona den Arbeitsschritt ausführen wollt (Teams, PowerPoint etc.). Um das Beispiel des Vertriebs zu Ende zu bringen: Als Ergebnis habt ihr einen Prompt für die Erstellung einer Kundenpräsentation mit Copilot in PowerPoint definiert und ggf. auch Folgeprompts für die Anpassung der Slides vorbereitet. Daraus schafft ihr eine "Prompt-Bibliothek", die euch dann im nächsten Schritt sehr gut hilft.

Nun stellt sich die Frage, wie ihr das am besten visualisiert, ohne in einer Folienschlacht zu landen. Ich habe euch hierfür anhand des Vertriebsbeispiels eine Scorecard vorbereitet, welche auf einfache Art und Weise einen Überblick über den Use Case und die Persona verschafft.

Dritter Schritt: Rollout- und Change-Plan 🔄️

Nun habt ihr die Basis für den Rollout gelegt, jetzt geht es darum, wie ihr Copilot ins Unternehmen trägt und vermeidet, dass die Mitarbeitenden dieselben negativen Erlebnisse haben wie ihr. Definiert zuerst eine Rollout- und Lizenzstrategie. Wollt ihr Copilot "Big Bang" gleich für das ganze Unternehmen zur Verfügung stellen oder wollt ihr dies inkrementell einführen? Ich empfehle euch einen Zeitplan in Form einer Roadmap zu gestalten. Die Rollout-Strategie ist sowohl eine Budget- als auch eine Ressourcenfrage, aber keine technische Frage. Denn mit der Lizenzzuweisung funktioniert Copilot direkt nach dem Plug-and-Play Schema, es geht hauptsächlich um den Faktor Mensch, also ist es auch ein reines Change-Thema.

Und hier kommen die klassischen Change-Massnahmen zur Geltung. Ein professionelles Change-Management im IT-Umfeld fusst nach meiner Erfahrung auf drei wichtigen Eckpfeiler gibt, die ich euch gerne mit an die Hand gebe: ⬇️

• Ein gezielter Kommunikationsplan, der die Fragen "Warum machen wir das?" und "Was habe ich davon?" eines jeden einzelnen Mitarbeitenden beantwortet.

• Ein Rollenkonzept, der dafür sorgen soll, dass die Mitarbeitenden einerseits in die Veränderung involviert werden und es andererseits interne "Multiplikatoren" gibt, die den Change positiv beeinflussen.

• Ein Schulungskonzept, welches nicht nur eine halbtägige Schulung vorsieht, sondern den Mitarbeitenden verschiedene Lernformate wie Self-Learning, physische Trainings und E-Learning Plattformen zur Verfügung stellt.

Vierter Schritt: Copilot erweitern 🛫

"Mit dem Essen kommt der Appetit"... Wie gut, dass der M365 Copilot nicht das Ende der Fahnenstange ist. 😉 Denn mit Copilot Studio könnt ihr weitere Szenarien abbilden, die über M365 hinaus gehen! Hierfür könnt ihr eure Business-Applikationen wie SAP, Salesforce & Co. entweder durch einen der über 1'100 Standard-Connectors in Copilot anbinden oder ihr baut analog der Power Platform einen eigenen "Custom Connector". Mit entsprechenden Flows gebt ihr Copilot mehr Datenquellen, welche er bei einer Abfrage grounden (also durchsuchen) kann.

Darüber hinaus könnt ihr sogenannte "Aktionen" bauen, damit ihr beim Arbeiten mit Copilot im Teams-Chat direkt Aktionen in der Business-Applikation ausführen könnt, ohne dass ihr dafür ins Interface des Tools wechseln müsst. Ihr wollt mit einem Klick in Copilot eine Verkaufschance im CRM anpassen oder im ERP Teile nachbestellen, wenn der Lagerbestand tief ist? All das könnt ihr mit Copilot Studio ermöglichen.

Auch hier ist es wieder wichtig, konkrete Personas und Use Cases zu identifizieren. Die Erweiterung von Copilot ist dann wieder verstärkt ein technisches Thema, da man die Flows und Integrationen erst bauen muss. Und um das zu bewerkstelligen, sollte man schon wissen, wofür man Copilot erweitern will! 😄

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Summary ➕➖

Wenn ihr Copilot in den M365-Tools ohne konkrete Anwendungsfälle einfach nur ausprobiert ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass ihr damit nicht glücklich werdet. Ich bin aber überzeugt, dass Copilot trotz holprigem Start noch vielen Menschen und Unternehmen sehr viel Freude bereiten kann. Leider ist es nicht so einfach, wie wir uns das vielleicht gewünscht haben. Aber ganz ehrlich: Was ist schon einfach im Leben? 🤷🏻‍♂️

Was es eben auch zu beachten gibt ist Folgendes: Copilot nimmt euch nicht die komplette Arbeit ab! In 90% der Fälle müsst ihr nach der Response von Copilot händisch nachbearbeiten. Die These ist, dass ihr mit diesem Approach schneller seid, als wenn ihr Etwas von Grund auf erarbeiten oder ersuchen müsst. 🚀

Wir sind näher dran als wir glauben. Wenn ihr eine Copilot-Lizenz habt, versucht mal nur für euch selbst eure Use Cases zu visualisieren, euch dann zu überlegen, wie Copilot euch helfen kann Zeit zu sparen, und schreibt für genau diese Szenarien strukturierte Prompts (und probiert sie aus!). Ich bin sicher ihr erlebt den einen oder anderen Aha-Effekt! 🙌🏻 Falls ihr meine Unterstützung oder einen Deep Dive dazu haben möchtet, schreibt mir einfach auf LinkedIn. Ich bin da für euch. 🤗